Trebuie făcut NIR pentru materiale consumabile?
Nu întotdeauna. Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) nu este obligatorie pentru orice intrare de bunuri în gestiune — reglementările contabile limitează obligativitatea ei la un set precis de situații, iar materialele consumabile intră sau nu sub această obligație în funcție de cum au fost livrate și facturate.
Temeiul legal
„Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: - bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; - bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; - bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare; - bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție; - mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare. În cazurile în care nu este obligatorie întocmirea NIR-ului, recepția și încărcarea în gestiune, după caz, și înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc.)." — OMFP nr. 2.634/2015, Anexa 2, cod 14-3-1A (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Aplicat la materialele consumabile:
- Dacă materialele consumabile sosesc însoțite de factură sau aviz de însoțire, în cantitatea și la prețul comandat, fără diferențe și fac parte dintr-o singură gestiune, NIR nu este obligatoriu — recepția și înregistrarea se fac direct pe baza facturii sau avizului.
- Dacă materialele prezintă diferențe la recepție (cantitate, calitate, preț), sosesc neînsoțite de documente de livrare, sau sunt cumpărate de la o persoană fizică, NIR devine obligatoriu, indiferent de natura bunului.
- Dacă valorile nu se înscriu în NIR (chiar și atunci când acesta e întocmit), ele trebuie să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării contabile a valorii bunurilor.
Ce se greșește în practică
- Se întocmește NIR pentru orice achiziție de consumabile, indiferent dacă factura/avizul acoperă deja complet recepția fără diferențe, dublând inutil documentația.
- Se omite NIR-ul tocmai în cazurile obligatorii — diferențe la recepție, bunuri neînsoțite de documente sau achiziții de la persoane fizice — recepționând marfa direct pe baza facturii, deși legea cere document separat.
- Se confundă gestiunea la preț de achiziție (unde NIR e obligatoriu doar în situațiile enumerate) cu gestiunea la preț de vânzare (unde NIR e întotdeauna obligatoriu pentru mărfurile intrate).
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu are un modul complet de NIR (core/stocuri.py, core/stocuri_api.py), care calculează adaosul comercial, TVA neexigibilă și coeficientul K, și generează notele contabile aferente pentru orice recepție introdusă — inclusiv pentru materiale consumabile. Aplicația nu decide automat dacă întocmirea unui NIR este obligatorie pentru o anumită recepție; contabilul este cel care alege, la fiecare achiziție, dacă înregistrează recepția direct pe bază de factură/aviz sau printr-un NIR complet, în funcție de situațiile prevăzute de normă.