Cum se ține gestiunea în construcții: materiale pe șantier
Notă onestă înainte de conținut: sursele disponibile nu conțin o reglementare specifică pentru „gestiunea de șantier" în construcții. Reglementările contabile privind documentele financiar-contabile (OMFP 2634/2015) tratează gestiunea în general, ca noțiune organizatorică aplicabilă oricărei locații unde se depozitează sau se manipulează bunuri — inclusiv unui șantier, dar fără prevederi dedicate specificului din construcții.
Temeiul legal
„Entitățile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile [...] fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvențial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ține cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc. [...]" — OMFP nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, Anexa 1 — Norme generale, pct. 24 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa1_norme_generale.txt)
Ce se poate aplica, prin extensie, unui șantier ca punct de lucru:
- Un șantier poate fi organizat ca gestiune distinctă, cu propriul regim de numerotare a documentelor, similar unui punct de lucru sau unei sucursale (pct. 24 de mai sus).
- Materialele care intră pe șantier direct de la furnizor (fără să treacă întâi prin depozitul central) urmează regulile generale de recepție — dacă bunurile fac parte din gestiuni diferite de cea a facturii/avizului sau prezintă diferențe, se întocmește NIR (OMFP 2634/2015, Anexa 2, cod 14-3-1A); altfel, recepția se face direct pe baza facturii/avizului de însoțire.
- Ca orice altă gestiune, un șantier este supus inventarierii obligatorii la predarea-primirea gestiunii, la reorganizarea gestiunilor sau cel puțin o dată pe an (OMFP 2861/2009, pct. 2).
- Materialele consumate în execuție se descarcă din gestiune pe bază de bonuri de consum sau documente similare, ca la orice altă gestiune de materiale, fără o regulă contabilă specifică sectorului construcțiilor în sursele disponibile.
Ce se greșește în practică
- Se tratează șantierul ca pe o „zonă gri", fără gestiune proprie și fără inventariere separată, ceea ce face imposibilă identificarea clară a răspunderii pentru materialele aflate acolo.
- Se omite întocmirea NIR pentru materialele care sosesc direct pe șantier de la furnizori diferiți, deși condițiile de la Anexa 2 (bunuri neînsoțite de documente, diferențe la recepție etc.) se aplică identic, indiferent de locație.
- Se presupune că există o reglementare specifică „de construcții" pentru gestiunea de șantier, care ar scuti de regulile generale — nu există un asemenea temei distinct în sursele disponibile.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu permite organizarea stocurilor pe gestiuni multiple, ceea ce poate fi folosit și pentru a separa un șantier de depozitul central. Aplicația nu are un modul specific pentru specificul construcțiilor (de exemplu situații de lucrări, devize de execuție) — gestiunea materialelor pe șantier se face cu instrumentele generale de stocuri ale aplicației (recepții, NIR, bonuri de consum).