Trebuie făcut NIR pentru mijloace fixe?
Nu. Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) e documentul obligatoriu pentru recepția bunurilor de natura stocurilor, nu pentru mijloace fixe — normele financiar-contabile le tratează în două grupe distincte de documente, fiecare cu propriile formulare.
Temeiul legal
„Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) servește ca: - document pentru recepția bunurilor aprovizionate; - document justificativ pentru încărcare în gestiune; - document justificativ de înregistrare în contabilitate. Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește ca document de recepție obligatoriu numai în cazul: - bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite; - bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; - bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare; - bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție; - mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare." — OMFP 2634/2015, Anexa 2, Norme specifice — Nota de recepție și constatare de diferențe (cod 14-3-1A)
Toate cele șase situații care obligă la întocmirea NIR-ului vizează explicit „bunuri materiale"/„mărfuri" — adică stocuri aflate în gestiune, nu imobilizări. Nomenclatorul de documente financiar-contabile plasează NIR-ul în grupa a III-a, „Stocuri", separat de grupa a II-a, „Mijloace fixe", care are propriile documente dedicate: Registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1, pentru atribuirea numărului de inventar), Fișa mijlocului fix (cod 14-2-2, evidența analitică), Bonul de mișcare a mijloacelor fixe (cod 14-2-3A, pentru mutarea între locuri de folosință) și Procesul-verbal de recepție (cod 14-2-5, respectiv Procesul-verbal de recepție provizorie și Procesul-verbal de punere în funcțiune, pentru investiții care se finalizează în etape).
Practic, recepția unui mijloc fix nou se documentează prin procesul-verbal de recepție corespunzător, nu prin NIR — chiar dacă achiziția e însoțită de factură, exact ca la un stoc.
Ce se greșește în practică
- Se întocmește un NIR la achiziția unui echipament sau utilaj, din obișnuință, ca la orice marfă recepționată — documentul corect e procesul-verbal de recepție a mijlocului fix, nu NIR.
- Se omite complet documentul de recepție al mijlocului fix, considerându-se că factura de achiziție e suficientă — factura justifică valoarea, dar nu ține locul procesului-verbal de recepție și al fișei mijlocului fix.
- Se confundă bunul de natura obiectelor de inventar (sub pragul valoric de mijloc fix, care intră totuși în gestiune ca stoc) cu mijlocul fix propriu-zis — primul poate necesita NIR ca orice altă intrare în gestiune, al doilea nu.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu are un flux dedicat de „achiziție mijloc fix corporal nou" separat de import/migrare sau de operațiunea „Plus mijloc fix" din inventarierea anuală — cu alte cuvinte, aplicația nu generează și nu cere un NIR pentru mijloacele fixe, pentru că folosește oricum alte mecanisme de intrare în registru, nu circuitul de recepție a stocurilor. Documentele obligatorii de recepție a unui mijloc fix (proces-verbal de recepție, fișa mijlocului fix, registrul numerelor de inventar) rămân, la fel ca pentru orice firmă, documente întocmite separat de contabil, în afara aplicației.