Se face NIR pentru servicii facturate?
Nu. NIR-ul (Nota de recepție și constatare de diferențe, cod 14-3-1A) e gândit pentru recepția bunurilor materiale care intră în gestiune. Un serviciu nu intră în gestiune, deci nu are ce să „încarce” un NIR. Factura de servicii se înregistrează direct în contabilitate. Pentru controale, ce contează este documentarea prestării efective, nu un NIR.
Ce spune OMFP 2634/2015 despre NIR
Normele specifice din OMFP 2634/2015 (anexa 2) spun că NIR-ul servește ca document pentru recepția bunurilor aprovizionate, document justificativ de încărcare în gestiune și document justificativ de înregistrare în contabilitate. Chiar și pentru bunuri, NIR-ul e obligatoriu numai în câteva situații:
- bunuri materiale de pe aceeași factură sau același aviz, dar care intră în gestiuni diferite;
- bunuri materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
- bunuri materiale cumpărate de la persoane fizice;
- bunuri materiale sosite fără documente de livrare;
- bunuri materiale cu diferențe la recepție;
- mărfuri intrate în gestiuni ținute la preț de vânzare.
În celelalte cazuri, recepția și înregistrarea se fac pe baza documentului de livrare (factura, avizul de însoțire). Toate situațiile de mai sus privesc bunuri materiale. Serviciile (chirie, consultanță, transport, abonamente software, reparații) nu apar în listă.
Ce documente folosești pentru servicii
Pentru servicii, documentul justificativ de bază este factura. Ea trebuie să conțină elementele generale ale unui document justificativ, prevăzute în normele generale din OMFP 2634/2015 (anexa 1): denumirea documentului, datele părților, numărul și data, conținutul operațiunii, cantitățile și valorile.
Factura dovedește însă doar că s-a facturat. Ca să arăți că serviciul chiar a fost prestat și ține de activitatea firmei, păstrează documente care dovedesc prestarea:
- contractul sau comanda;
- procesul-verbal de recepție a lucrării ori a serviciului;
- situația de lucrări, la lucrările executate de terți;
- rapoarte de activitate, livrabile, corespondența relevantă.
Normele Codului fiscal (HG 1/2016) dau ca exemple de documente care justifică prestarea efectivă a serviciilor situațiile de lucrări, procesele-verbale de recepție, rapoartele de lucru și studiile de fezabilitate sau de piață.
Exemplu
SC Exemplu SRL primește în august 2026 o factură de 6.000 lei plus TVA pentru mentenanța site-ului și o factură de 3.500 lei plus TVA pentru un laptop.
- Laptopul e bun material. Intră în gestiune pe baza facturii. NIR-ul e necesar doar dacă ești într-una dintre situațiile din OMFP 2634/2015, de exemplu diferențe la recepție.
- Mentenanța se înregistrează direct pe cheltuieli (611 = 401), pe baza facturii. La dosar pui contractul de mentenanță și raportul lunar de intervenții sau un proces-verbal de recepție semnat.
Greșeli frecvente
- Se emit NIR-uri „de formă” pentru servicii, ca să „completeze dosarul”. Nu sunt interzise, dar nu dovedesc nimic din ce ar trebui dovedit.
- Se consideră suficientă factura pentru servicii cu valoare mare (consultanță, management, marketing), fără nicio dovadă a prestării efective.
- Se confundă procesul-verbal de recepție pentru mijloace fixe (cod 14-2-5) cu recepția unui serviciu. Primul privește punerea în funcțiune a unui activ.
De reținut
- NIR-ul este un document pentru bunuri materiale (OMFP 2634/2015, anexa 2, cod 14-3-1A). Pentru servicii nu se întocmește.
- Serviciile se înregistrează pe baza facturii.
- Prestarea efectivă se dovedește cu contract, proces-verbal de recepție, situații de lucrări sau rapoarte de lucru.