Cum se justifică numerarul retras de administrator cu cardul firmei?
O retragere de numerar de la bancomat cu cardul firmei nu e, prin ea însăși, o problemă — dacă banii sunt folosiți pentru cheltuieli reale ale firmei (plăți către furnizori care nu acceptă card, diurne, mărunțiș de birou) și există documente justificative pentru fiecare sumă cheltuită. Problema apare când banii retrași rămân nejustificați, fără bon, fără factură, fără decont — atunci ei devin o sumă pe care administratorul o datorează firmei.
Temeiul legal
Legea 31/1990, art. 67 alin. (2^3) — adăugat de Legea 239/2025, în vigoare din 18.12.2025: „Societățile care distribuie trimestrial dividende, potrivit legii, nu pot acorda acționarilor sau asociaților, după caz, sau altor persoane afiliate [...] împrumuturi, până la regularizarea diferențelor rezultate din distribuirea dividendelor în cursul anului."
Legea 31/1990, art. 67 alin. (2^4) — adăugat de Legea 239/2025: „Societățile care, pe baza situațiilor financiare anuale, aprobate potrivit legii, au o valoare a activului net diminuată la mai puțin de jumătate din valoarea capitalului social subscris nu pot restitui acționarilor sau asociaților [...] împrumuturile luate de la aceștia."
Legea 31/1990, art. 67 alin. (2^5)-(2^6) — răspundere solidară a societății și a asociatului beneficiar, respectiv contravenție cu amendă de 10.000-200.000 lei, pentru nerespectarea interdicțiilor de mai sus.
Cum se justifică suma retrasă
Fiecare retragere de numerar cu cardul firmei ar trebui să aibă, în timp scurt după retragere, unul din următoarele:
- decont de cheltuieli, cu bonuri/facturi pe numele firmei care să acopere suma retrasă, cel puțin parțial;
- restituirea sumei în contul firmei, dacă retragerea nu a fost, până la urmă, folosită;
- dacă niciuna dintre variantele de mai sus nu se aplică — recunoașterea explicită a sumei ca datorie a administratorului față de firmă, cu termen de restituire stabilit.
Suma nejustificată nu poate rămâne pur și simplu „în aer" în contabilitate — fără o încadrare clară, riscă să fie tratată la un control ca venit impozabil al administratorului, cu impozit pe venit și contribuții sociale aferente, plus penalități pentru firmă ca plătitor de venit care nu a reținut la sursă.
Ce se greșește în practică
- Se lasă retragerile de numerar fără nicio urmărire, fără decont și fără termen de restituire. Sumele se acumulează necontrolat, iar la un control fiscal devin greu de explicat retroactiv.
- Se justifică cu bonuri fără legătură reală cu firma (cumpărături evident personale), doar ca să existe „un document" atașat sumei. Organele de control verifică natura reală a cheltuielii, nu doar existența unui bon.
- Se ignoră interdicțiile noi din 2025 atunci când firma distribuie deja dividende trimestrial neregularizate sau are activul net afectat — o retragere nejustificată, tratată ulterior ca împrumut către administrator, poate încălca art. 67 alin. (2^3)-(2^4).
Ce face iConta.eu
Motorul de decontări cu asociații acoperă în acest moment sumele care intră în firmă de la asociat (împrumut primit, contul 4551, cu primire și restituire calculate automat). Retragerile de numerar cu cardul firmei, nejustificate și tratate ulterior ca sumă datorată de administrator, nu au un flux dedicat automatizat — contabilul introduce și urmărește manual această creanță, iar verificarea interdicțiilor din art. 67 alin. (2^3)-(2^4) nu este automată.