Am omis bonul de consum de materiale. Ce fac?
Dacă materialele au fost folosite efectiv, dar nu s-a întocmit bon de consum, contabilitatea arată încă materialele în magazie, iar cheltuiala cu ele lipsește. Eroarea nu dispare de la sine. La inventar, diferența dintre stocul scriptic și cel faptic iese ca lipsă, iar o lipsă nejustificată are alt tratament fiscal decât un consum.
De ce contează bonul de consum
OMFP 2634/2015, anexa 2, stabilește că bonul de consum (cod 14-3-4A, respectiv 14-3-4/aA pentru cel colectiv) servește ca „document de eliberare din magazie a materialelor”, „document justificativ de scădere din gestiune” și „document justificativ de înregistrare în contabilitate”. El „se întocmește pe măsura eliberării materialelor din magazie pentru consum”. Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (1), cere consemnarea oricărei operațiuni „în momentul efectuării ei” într-un document justificativ.
Ce se întâmplă dacă nu corectezi
- Rezultatul contabil e supraevaluat, pentru că lipsește cheltuiala 602 aferentă consumului.
- Stocul scriptic e mai mare decât cel faptic. La inventarierea anuală, diferența apare ca minus în gestiune.
- Tratamentul fiscal al minusului e defavorabil. Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. c) face nedeductibile cheltuielile cu bunurile de natura stocurilor „constatate lipsă din gestiune ori degradate, neimputabile”. Nedeductibilă devine și TVA aferentă, dacă este datorată potrivit titlului VII, cu excepțiile expres prevăzute acolo.
Un consum real, documentat, nu este o lipsă. De aceea regularizarea trebuie făcută înainte de inventar sau, cel târziu, justificată la inventar.
Cum regularizezi
- Reconstitui consumul. Stabilești cantitățile folosite, locul de consum și perioada, pe baza documentelor care există: fișele de magazie, rapoartele de producție, situațiile de lucrări, comenzile interne.
- Întocmești bonul de consum, cu data întocmirii reale și cu mențiunea perioadei la care se referă consumul. Nu antedatezi documentul. OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 5, arată că documentele justificative angajează răspunderea celor care le întocmesc, vizează și aprobă.
- Înregistrezi consumul: 602 = 302 (sau contul de materiale folosit). Actualizezi și fișa de magazie.
- Stabilești exercițiul. Dacă omisiunea e din exercițiul curent, corecția trece prin contul de profit și pierdere (OMFP 1802/2014, pct. 67 alin. (1)). Dacă e dintr-un exercițiu închis, erorile semnificative se corectează pe rezultatul reportat (pct. 67 alin. (2)).
La inventarul intermitent situația diferă. Ieșirile se determină ca diferență între stocul inițial plus intrări și stocul final inventariat (pct. 291 alin. (4)). Bonul de consum lipsă nu produce atunci stoc scriptic umflat, dar rămâne necesar pentru evidența pe locuri de consum.
Exemplu
O firmă de construcții a folosit în mai materiale de 5.000 lei pe un șantier, fără bon de consum. În iunie, la verificarea gestiunii, se constată diferența. Situația de lucrări din mai confirmă cantitățile încorporate. Se întocmește bonul de consum în iunie, cu mențiunea „consum aferent lucrărilor din mai”, și se înregistrează 602 = 302, 5.000 lei. Fără documentele care confirmă încorporarea, suma ar fi rămas un minus la inventar, cu cheltuiala nedeductibilă.
De reținut
- Bonul de consum este document justificativ de scădere din gestiune (OMFP 2634/2015, anexa 2).
- Omisiunea umflă stocul și rezultatul și poate ajunge lipsă nedeductibilă (Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. c)).
- Regularizezi pe bază de probe ale consumului real, fără antedatare.
- Anul curent: corecție prin contul de profit și pierdere. An închis: prin rezultat reportat (OMFP 1802/2014, pct. 67).