Cum organizez evidența mijloacelor fixe pe locații
Normele contabile nu cer un registru separat pentru fiecare locație, dar construiesc evidența analitică a mijloacelor fixe pe locuri de folosință. Numărul de inventar identifică bunul oriunde s-ar afla. Fișa mijlocului fix se păstrează grupată pe locul unde e folosit. Orice mutare lasă urmă printr-un bon de mișcare. Pe fiecare locație trebuie să existe cineva care răspunde de bunuri.
1. Număr de inventar unic, nu pe locație
Potrivit OMFP 2634/2015, anexa 2, Registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1) atribuie fiecărui mijloc fix un număr de inventar în momentul intrării în entitate. Numărul se trece în toate documentele care privesc bunul. Registrul se poate ține pe grupe de mijloace fixe, iar modul de numerotare și de imprimare a numărului se stabilește prin proceduri proprii.
În practică, numărul nu trebuie să conțină locația: un laptop mutat de la Cluj la Iași își păstrează numărul. Locația se urmărește separat, în fișă și în documentele de mișcare.
2. Fișele grupate pe locuri de folosință
Anexa 2 prevede că fișa mijlocului fix (cod 14-2-2) se întocmește pentru fiecare mijloc fix și se păstrează pe grupe, în ordinea codurilor de clasificare. În cadrul grupelor, fișele „se grupează pe locuri de folosință". Fișa se completează pe baza documentelor privind mișcarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii lor. Fișele bunurilor scoase din funcțiune sau transferate se arhivează.
3. Bonul de mișcare la fiecare transfer
Bonul de mișcare a mijloacelor fixe (cod 14-2-3A) servește ca document de predare-primire între două locuri de folosință, ca document de însoțire pe timpul transportului și ca document de înregistrare în evidența responsabilului cu mijloacele fixe de la locurile de folosință și în contabilitate. Pe baza lui se schimbă locul de folosință în fișă. Corectura pe un astfel de document se confirmă prin semnătura predătorului și a primitorului (anexa 1, pct. 15).
4. Un responsabil pe fiecare locație
OMFP 2861/2009, anexa 1, pct. 2 alin. (4), cere ca toate elementele de natura activelor să fie date în răspunderea unui gestionar sau în folosința salariaților ori administratorilor. Pe locații, asta înseamnă că fiecare punct de lucru are o persoană desemnată. Tot ea confirmă prin semnătură bonurile de mișcare pentru locația sa.
5. Inventarierea pe locații
La inventariere, comisia constată faptic existența bunurilor, iar listele de inventariere se semnează de membrii comisiei și de gestionar (OMFP 2634/2015, anexa 2, cod 14-3-12). Imobilizările aflate temporar în afara entității se inventariază înainte de ieșire sau prin confirmare scrisă de la entitatea unde se află (OMFP 2861/2009, pct. 12).
Exemplu de structură
| Nr. inventar | Denumire | Loc de folosință | Responsabil | Ultimul bon de mișcare |
|---|---|---|---|---|
| 1045 | Laptop | Punct de lucru Iași | I. Pop | nr. 12 / 03.02.2026 |
| 1046 | Imprimantă | Sediu Cluj | A. Rusu | — |
De reținut
- Numărul de inventar e unic pe entitate și însoțește bunul la orice mutare.
- Fișele mijloacelor fixe se grupează pe locuri de folosință (OMFP 2634/2015, anexa 2).
- Orice transfer între locații se face cu bon de mișcare (cod 14-2-3A).
- Fiecare locație are un responsabil desemnat (OMFP 2861/2009, pct. 2 alin. (4)).