Cum poate o firmă să își organizeze salarizarea: intern, prin angajat sau prin cabinet extern?
Codul muncii dă angajatorului trei variante pentru activitatea de resurse umane și salarizare. Fie își asumă direct atribuțiile, fie le repartizează unuia sau mai multor salariați prin fișa postului, fie contractează servicii externe specializate. Pentru a treia variantă, legea pune o condiție: serviciile externe trebuie coordonate de un expert în legislația muncii.
Alegerea contează pentru că, oricare ar fi varianta, obligațiile de angajator rămân ale firmei. Prestatorul execută, dar firma răspunde la control pentru registru, contracte, plata salariilor și a contribuțiilor.
Temeiul legal
„Fiecare angajator are dreptul de a-și organiza activitatea de resurse umane și salarizare în următoarele moduri:a) prin asumarea de către angajator a atribuțiilor specifice; ... b) prin desemnarea unuia sau mai multor angajați cărora să le repartizeze, prin fișa postului, atribuții privind activitatea de resurse umane și salarizare; ... c) prin contractarea unor servicii externe specializate în resurse umane și salarizare. ... (2) Serviciile externe specializate în resurse umane și salarizare vor fi coordonate de către un expert în legislația muncii." — Codul muncii (Legea 53/2003), art. 34^1 (sursă: anaf_surse/legea_53_2003_codul_muncii.txt)
„f) să plătească toate contribuțiile și impozitele aflate în sarcina sa, precum și să rețină și să vireze contribuțiile și impozitele datorate de salariați, în condițiile legii;" — Codul muncii (Legea 53/2003), art. 40 alin. (2) lit. f) (sursă: anaf_surse/legea_53_2003_codul_muncii.txt)
Cele trei variante, comparate:
- a) Angajatorul își asumă direct atribuțiile. Se potrivește firmelor foarte mici, unde administratorul ține singur registrul și contractele. Riscul ține de lipsa de specializare: termene ratate în registru, clauze greșite în contract.
- b) Un salariat desemnat prin fișa postului. Atribuțiile de resurse umane și salarizare trebuie să apară scris în fișa postului acelui salariat. Fără această mențiune, varianta b) nu e documentată. Salariatul poate avea și alte atribuții, de exemplu contabil intern cu sarcini de salarizare.
- c) Servicii externe specializate. Firma încheie un contract cu un prestator, de exemplu un cabinet de contabilitate sau o firmă de payroll. Legea cere ca serviciile să fie coordonate de un expert în legislația muncii. În contractul de prestări servicii e bine să apară cine este acest coordonator.
- Variantele se pot combina. Textul spune că angajatorul își organizează activitatea „în următoarele moduri", fără să ceară alegerea uneia singure. De exemplu, salarizarea poate fi externalizată, iar registrul ținut intern. Fiecare atribuție trebuie însă să aibă un responsabil clar.
- Răspunderea nu se externalizează. Plata contribuțiilor și a impozitelor, reținerea și virarea celor datorate de salariați rămân obligații ale angajatorului (art. 40 alin. (2) lit. f)). La fel, înființarea registrului general de evidență a salariaților și operarea înregistrărilor (art. 40 alin. (2) lit. g)).
Codul muncii permite și pentru cercetarea disciplinară un consultant extern specializat în legislația muncii (art. 251 alin. (1^1)). Firmele care externalizează resursele umane folosesc de obicei același prestator și pentru acest serviciu.
SC Exemplu SRL are 14 salariați și trei variante pe masă: 1. Administratorul face singur salarizarea. Nu există cost direct, dar nici specializare. 2. Contabila internă primește, prin act adițional și prin fișa postului actualizată, atribuții de salarizare și registru. Varianta e documentată prin fișa postului. 3. Firma contractează un cabinet extern. Contractul numește expertul în legislația muncii care coordonează serviciul și împarte sarcinile: cabinetul calculează statul de plată și întocmește D112, iar firma transmite pontajul și documentele de personal până la o dată fixă a lunii. În oricare variantă, plata și virarea contribuțiilor rămân obligațiile SC Exemplu SRL, care rămâne angajatorul. Raportul cu prestatorul se reglează separat, prin contractul dintre ei.
Ce se greșește în practică
- Salarizarea e făcută de un salariat fără ca atribuțiile să apară în fișa postului.
- Se contractează un prestator extern fără să se verifice dacă serviciul e coordonat de un expert în legislația muncii.
- Contractul cu prestatorul nu împarte clar sarcinile: cine transmite în registru, cine depune D112, până când trimite firma pontajul.
- Firma consideră că, prin externalizare, a „transferat" și răspunderea, deși obligațiile de angajator rămân ale ei.
Ce face iConta.eu
iConta.eu e construit pentru varianta c): cabinetele de contabilitate care țin salarizarea mai multor firme-client. Pentru fiecare firmă, aplicația calculează statul de plată de la brut la net, generează fluturașii, construiește D112 din stat și poate transmite înregistrarea salariaților în REGES cu cheile firmei. Clientul poate completa pontajul lunar în portal, cu titlu informativ. Aplicația nu verifică cine coordonează serviciul și nu ține evidența fișelor de post. Organizarea serviciului și contractul cu clientul rămân în sarcina cabinetului.