Pot păstra facturile primite pe hârtie doar în format scanat, fără originalul pe hârtie?
Da, în condițiile prevăzute de lege. Codul fiscal permite stocarea facturilor pe hârtie sau în format electronic, indiferent de forma în care au fost primite. Normele precizează că factura primită pe hârtie poate fi convertită în format electronic pentru stocare și că exemplarul stocat, în forma aleasă de firmă, se consideră exemplar original. Pentru stocarea electronică, inclusiv pentru documentele scanate de pe hârtie, nu este obligatorie aplicarea legii speciale privind arhivarea documentelor în formă electronică.
Condiția esențială este ca firma să poată dovedi, pe toată perioada de stocare, autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea facturii. Scanarea nu scutește firma de răspundere: dacă fișierul se pierde sau devine ilizibil, lipsește documentul justificativ.
Temeiul legal
„Facturile pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise ori puse la dispoziție. În cazul stocării electronice a facturilor, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor […]" — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 319 alin. (35) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
„Persoanele impozabile pot stoca facturile emise/primite pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise ori puse la dispoziție, cu condiția să asigure autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea acestora, conform art. 319 alin. (25) din Codul fiscal, de la momentul emiterii/primirii până la sfârșitul perioadei de stocare. Facturile emise/primite pe suport hârtie pot fi convertite în formă electronică în vederea stocării. […] Indiferent de forma în care este emisă/primită factura, și factura stocată în forma pentru care a optat persoana impozabilă se consideră exemplar original, în sensul pct. 69 alin. (2) . Persoanele impozabile care optează pentru stocarea electronică a facturilor au obligația să stocheze prin mijloace electronice și datele ce garantează autenticitatea originii și integritatea conținutului facturilor." — HG 1/2016 (Normele Codului fiscal), Titlul VII, pct. 99 alin. (2) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
„Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic." — OMFP 2634/2015, Anexa 1, pct. 36 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa1_norme_generale.txt)
Condițiile, pe scurt:
- Autenticitatea originii: trebuie să se poată arăta cine a emis factura. Scanul complet, cu antet, semnături și ștampile, dacă există, ajută.
- Integritatea conținutului: fișierul nu trebuie modificat după scanare. Firma stochează electronic și datele care garantează această integritate.
- Lizibilitatea: factura trebuie să poată fi citită și listată pe toată perioada de stocare.
- Locul stocării: firma cu sediul activității economice în România stochează facturile pe teritoriul României, cu excepțiile de la art. 319 alin. (33) CF.
- Contabilitatea: și normele contabile generale permit păstrarea documentelor justificative pe suport electronic.
Ce se greșește în practică
- Se aruncă originalele imediat după o scanare parțială sau ilizibilă, de exemplu fără verso sau cu rezoluție prea mică. Ce s-a stocat trebuie să rămână lizibil până la capătul perioadei de stocare.
- Scanurile se țin într-un folder oarecare, fără nicio garanție de integritate, și pot fi modificate sau șterse fără urmă.
- Facturile sunt stocate pe un server din afara României fără a respecta regulile de la art. 319 alin. (33) și (34) CF.
- Se confundă factura scanată cu factura electronică. Pentru TVA, factura electronică e cea emisă și primită în format electronic. Scanul rămâne o formă de stocare a unei facturi pe hârtie.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu este un sistem de arhivare a documentelor și nu păstrează scanurile facturilor pe hârtie ca exemplar original. Facturile primite prin e-Factura se importă din fișierul XML (UBL), fără retastare. Stocarea conformă a facturilor, pe hârtie sau electronic, rămâne în responsabilitatea firmei.