Pregătirea documentației pentru controlul pe salarizare
Un control pe salarizare — fie inspecție fiscală ANAF pe contribuțiile din D112, fie control al Inspectoratului Teritorial de Muncă — pornește de la o singură cerere: angajatorul trebuie să pună la dispoziție registrele și documentele care demonstrează cum s-a calculat și plătit fiecare drept salarial. Obligația de bază, pentru partea fiscală, vine din Codul de procedură fiscală.
Temeiul legal
„(1) În vederea stabilirii stării de fapt fiscale, contribuabilul/plătitorul are obligația să pună la dispoziție organului fiscal registre, evidențe, documente de afaceri și orice alte înscrisuri. În același scop, organul fiscal are dreptul să solicite înscrisuri și altor persoane cu care contribuabilul/plătitorul are sau a avut raporturi economice sau juridice." — Legea 207/2015, art. 64 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
„(1) Plata salariului se dovedește prin semnarea statelor de plată, precum și prin orice alte documente justificative care demonstrează efectuarea plății către salariatul îndreptățit. (2) Statele de plată, precum și celelalte documente justificative se păstrează și se arhivează de către angajator în aceleași condiții și termene ca în cazul actelor contabile, conform legii." — Legea 53/2003 (Codul muncii), art. 163 (sursă: anaf_surse/legea_53_2003_codul_muncii.txt)
Din cele două texte rezultă setul minim de documente pe care angajatorul trebuie să-l aibă pregătit:
- Contractele individuale de muncă și actele adiționale, cu toate modificările de salariu, normă sau funcție înregistrate la termen.
- Statele de plată semnate — dovada legală a plății, conform art. 163 Codul muncii, păstrate cu aceleași termene ca documentele contabile.
- Pontajele care justifică orele lucrate, concediile și absențele reflectate în statul de plată.
- Declarațiile D112 depuse și dovada plății contribuțiilor, pentru reconcilierea cu sumele din statele de plată.
- Documentele care stau la baza calculului — decizii de sporuri, acte pentru deduceri personale, adeverințe medicale pentru concedii, acte de studii pentru condiții specifice.
Ce se greșește în practică
- Se prezintă statul de plată nesemnat de salariat, deși art. 163 alin. (1) Codul muncii cere dovada plății, nu doar calculul ei.
- Se păstrează statele de plată mai puțin timp decât actele contabile, deși legea le tratează explicit „în aceleași condiții și termene".
- Se răspunde cererii de control doar cu documentele solicitate explicit, fără să se verifice dacă organul fiscal are, potrivit art. 64 alin. (1), dreptul să ceară și înscrisuri de la terți (bancă, foști angajatori) cu care angajatorul a avut raporturi economice.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu generează statul de plată și declarația D112 din datele introduse de contabil și le păstrează în aplicație, ceea ce acoperă o parte din documentația cerută la un control. Aplicația nu automatizează pregătirea unui dosar de control complet (nu asamblează automat contracte, acte adiționale, pontaje și adeverințe medicale într-un singur pachet) — acestea rămân în responsabilitatea contabilului, care le păstrează separat și le prezintă la cerere.