Preiei o firmă cu evidența lipsă: de unde începi și ce semnezi
Situația e mai frecventă decât pare: contabilul anterior nu predă nimic, clientul are un dosar incomplet, iar firma are obligații curente care nu așteaptă reconstituirea.
Prima decizie nu e tehnică, ci de responsabilitate: ce semnezi și pentru ce perioadă.
Reconstituirea documentelor, cadrul legal
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 26: în caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Procedura e detaliată în OMFP nr. 2634/2015. Presupune:
- declarația scrisă a persoanei care a constatat lipsa, cu împrejurările;
- sesizarea organelor de urmărire penală, dacă lipsa se datorează unei fapte penale;
- dosarul de reconstituire, pentru fiecare document — cu copiile obținute de la terți, procesul-verbal și mențiunea „reconstituit" pe documentul refăcut;
- registrul documentelor reconstituite.
Documentul reconstituit poartă mențiunea expresă, cu numărul și data actului pe baza căruia s-a făcut reconstituirea.
De unde se obțin datele
Din SPV — cea mai bogată sursă. Conține: - declarațiile depuse, cu recipisele; - fișa pe plătitor, cu toate obligațiile și plățile; - notificările primite; - istoricul de conformare.
Din e-Factura — toate facturile emise și primite după intrarea în sistem. Pentru perioadele acoperite, reconstituie integral circuitul comercial.
Din bancă — extrasele pe ultimii ani, la cerere. Din ele rezultă încasările, plățile, partenerii.
De la ONRC — situațiile financiare depuse, actul constitutiv, mențiunile, structura de asociați.
De la parteneri — confirmări de solduri și copii de facturi. Mai lent, dar necesar pentru perioadele fără e-Factura.
Din REGES — istoricul contractelor de muncă.
Ordinea de lucru
1. Certificatul de atestare fiscală. Arată datoriile, starea de activitate/inactivitate și dacă firma e pe lista contribuabililor inactivi. E prima verificare, înainte de orice angajament.
2. Vectorul fiscal. Ce datorează firma, la ce periodicitate. Fără el nu știi ce declarații lipsesc.
3. Fișa pe plătitor complet detaliată. Fiecare obligație, cu perioada, suma, plățile. Aici apar și debitele vechi, posibil prescrise.
4. Declarațiile depuse, comparate cu vectorul. Diferența e lista restanțelor.
5. Ultima balanță disponibilă — de la fostul contabil, din situațiile financiare depuse, sau reconstituită.
6. Soldurile de deschidere. Fără ele nu se poate începe. Dacă nu există balanță, se reconstituie din situațiile financiare depuse la ONRC.
Ce se semnalează clientului în scris
Înainte de a începe, în scris:
- starea constatată — ce lipsește, ce s-a putut obține;
- perioada pentru care preiei responsabilitatea — de regulă, de la data preluării, nu retroactiv;
- restanțele identificate și consecințele lor;
- costul reconstituirii, dacă e cerut;
- riscurile — amenzi, inactivitate fiscală, dizolvare.
Documentul acesta te protejează și îl informează pe client. Absența lui e ce transformă problema fostului contabil în problema ta.
Ce NU semnezi
Declarații pentru perioade anterioare preluării, fără să fi verificat datele la sursă.
Situații financiare pentru exerciții în care nu ai ținut evidența, fără reconstituire completă și fără mandat scris.
Balanțe de deschidere neconfirmate, preluate „pe încredere" din spusele clientului.
Semnătura pe o declarație atrage răspundere. Faptul că datele au fost furnizate de altcineva nu o înlătură.
Riscurile care cer verificare imediată
Inactivitatea fiscală — dacă firma e deja pe listă, termenul de un an pentru reactivare curge, iar la expirare se dizolvă.
Contul de plăți — criteriu nou din 2026. O firmă fără cont activ în România intră în inactivitate.
Situațiile financiare — nedepuse în 5 luni de la termen, alt criteriu de inactivitate.
Codul de TVA — anulat sau în procedură de anulare.
Sediul social — contractul expirat blochează tot.
Mandatul administratorului — expirat, cu aceleași consecințe.
Toate șase se verifică în prima zi și cer, dacă e cazul, acțiune imediată.
Preluarea propriu-zisă a evidenței
Procesul-verbal de predare-primire, dacă fostul contabil colaborează. Legea nu impune un model, dar practica CECCAR îl recomandă.
Inventarul documentelor primite, semnat de client, dacă predarea vine de la el.
Mandatul pentru SPV, actualizat — fostul contabil poate avea încă acces.
Contractul de prestări servicii, cu delimitarea clară a perioadei și a responsabilităților.
Ce se face cu perioada nereconstituibilă
Uneori documentele nu se pot obține — furnizori radiați, bancă schimbată, perioade dinaintea e-Factura.
Se documentează imposibilitatea: cererile transmise, răspunsurile primite sau absența lor, procesul-verbal de constatare.
Un dosar care arată că s-a încercat rezistă mai bine decât unul care tace.
Temeiul legal
- Legea contabilității nr. 82/1991, art. 26 — reconstituirea documentelor, termenul de 30 de zile;
- OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile — procedura de reconstituire, dosarul, registrul;
- Codul de procedură fiscală, art. 92 — criteriile de inactivitate fiscală;
- Legea nr. 239/2025 — criteriile noi din 2026;
- OG nr. 65/1994 privind organizarea activității de expertiză contabilă și a contabililor autorizați — răspunderea profesională.
De reținut
Prima verificare nu e balanța, ci certificatul de atestare fiscală și vectorul fiscal. Ele arată dacă firma e funcțională sau deja în procedură.
Iar regula care protejează cabinetul e una singură: preiei responsabilitatea de la data preluării, în scris, cu starea constatată consemnată. Ce s-a întâmplat înainte se reconstituie, nu se asumă.