Cum primesc alerte pentru facturile primite în SPV
Răspunsul scurt e că, în acest moment, nu există o alertă dedicată — dar nici nu e nevoie de una, pentru că factura nu trebuie „așteptată": ajunge deja adusă automat în aplicație, la un interval scurt și regulat.
Temeiul legal
„Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura." — OUG nr. 120/2021, art. 4 alin. (7)
Legal, „primirea" facturii e legată de momentul în care ea devine disponibilă pentru descărcare în sistemul RO e-Factura, nu de o acțiune separată de confirmare din partea destinatarului. Practic, asta înseamnă că factura există deja, cu efecte fiscale, chiar dacă încă nu a fost verificată vizual de cineva din firmă.
Ce se întâmplă, de fapt, cu o factură nouă primită
Facturile transmise de furnizori prin RO e-Factura sunt preluate automat din SPV la interval regulat (aproximativ o dată la 30 de minute) și apar, deja completate cu datele extrase din XML (furnizor, număr, dată, sume), în lista de „facturi primite" — ca ciornă, în așteptarea validării de către contabil. Nu e nevoie de nicio acțiune manuală de „descărcare" pentru ca factura să apară acolo.
Ce nu există, în acest moment, e un canal separat care să semnaleze activ „a sosit o factură nouă" — un badge dedicat pe ecran, un e-mail sau o notificare push. Preluarea automată există, dar rămâne un proces de fundal, vizibil doar când se deschide lista de facturi primite.
Ce se greșește în practică
- Se așteaptă un e-mail sau o notificare la fiecare factură nouă primită prin SPV — un asemenea canal nu există în acest moment, iar așteptarea lui poate întârzia observarea facturii.
- Se verifică manual portalul ANAF/SPV pentru facturi noi, deși ele sunt deja aduse automat în aplicație — dublează inutil o muncă deja făcută de sistem.
- Se presupune că, dacă o factură nu apare încă printre „cheltuieli" confirmate, nu a fost primită deloc — de fapt poate fi deja adusă ca ciornă, doar neconfirmată încă de contabil.
Ce face iConta.eu
Cronul intern de preluare RO e-Factura citește periodic mesajele din SPV și aduce automat facturile primite ca ciornă în lista dedicată din aplicație, cu datele esențiale deja extrase din XML — fără nicio acțiune manuală de descărcare. Nu există, la acest moment, un mecanism separat de alertă (e-mail, notificare push, badge dedicat) pentru fiecare factură nouă adusă astfel — cea mai sigură practică, până la o eventuală extindere a acestei zone, e verificarea periodică a listei de facturi primite, mai ales înainte de închiderea lunii.