Cum văd facturile primite în SPV
O factură emisă prin sistemul RO e-Factura nu ajunge la beneficiar prin e-mail sau poștă, ci devine disponibilă pentru descărcare direct în Spațiul Privat Virtual, iar destinatarul e notificat automat de sistem.
Temeiul legal
„Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura conform procedurii prevăzute la art. 3 alin. (4). Data comunicării este accesibilă în sistem și emitentului facturii electronice." — OUG 120/2021, art. 4 alin. (7) (sursă: anaf_surse/oug_120_2021.txt)
Câteva reguli practice care decurg din text:
- Factura devine „comunicată" din punct de vedere legal în momentul în care poate fi descărcată, nu în momentul în care destinatarul o deschide efectiv — data comunicării e cea de referință pentru termene.
- Odată comunicată, factura nu mai poate fi „returnată" în sistem (art. 4 alin. (8)) — dacă destinatarul are obiecții asupra conținutului, trebuie să înștiințeze emitentul, inclusiv prin sistem, prin înscrierea unui mesaj (art. 4 alin. (9)).
- O eventuală corecție se face conform art. 330 din Codul fiscal și se transmite tot prin sistemul RO e-Factura, nu pe alt canal.
- Emitentul vede și el data comunicării, deci ambele părți au aceeași referință de timp pentru factura respectivă.
Ce se greșește în practică
- Se așteaptă factura pe e-mail sau prin alt canal clasic, deși obligația legală a emitentului e doar să o transmită prin RO e-Factura — destinatarul trebuie să o preia de acolo.
- Se ignoră mesajele de eroare la respingere: dacă factura nu respectă structura obligatorie, emitentul primește erorile și trebuie să retransmită, iar destinatarul nu vede nimic până la corectare (art. 4 alin. (5)).
- Se încearcă „anularea" unei facturi deja comunicate direct în sistem — legea permite doar obiecția prin mesaj și corecția ulterioară, nu returul facturii.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu automatizează parțial preluarea facturilor primite: un cron dedicat interoghează periodic mesajele de tip „FACTURĂ PRIMITĂ" din sistemul RO e-Factura pentru fiecare firmă conectată, descarcă facturile noi și le introduce ca ciornă în evidența facturilor primite ale firmei. Aplicația nu creează automat o cheltuială din factura descărcată — contabilul validează manual fiecare factură, potrivit principiului „patru ochi" aplicat consecvent în iConta.eu. Vizualizarea propriu-zisă a facturilor deja transmise de furnizor rămâne, în paralel, disponibilă și direct în Spațiul Privat Virtual al firmei.