De ce rămâne sold în contul 581 la sfârșitul lunii
Contul 581 "Viramente interne" nu ține evidența unor bani ai firmei — ține evidența mișcării banilor între conturile de trezorerie proprii (bancă, casă, alte conturi de disponibilități). Potrivit reglementărilor contabile aprobate prin OMFP nr. 1.802/2014, cu ajutorul acestui cont se ține evidența viramentelor de disponibilități între conturile de trezorerie: în debit se înregistrează sumele virate dintr-un cont de trezorerie în altul (contrapartidă 512, 531, 541), iar în credit sumele intrate într-un cont de trezorerie din alt cont de trezorerie. Regula de bază, spusă explicit în reglementare: "de regulă, contul nu prezintă sold."
De ce apare totuși sold
Dacă la finalul lunii 581 are o valoare diferită de zero, înseamnă că una din cele două înregistrări ale unui transfer intern a fost făcută, iar cealaltă nu — de obicei din cauza decalajului de procesare bancară, nu a unei erori de fond:
- Transfer inițiat, dar nedecontat la data închiderii. Ați virat bani din contul curent în contul de depozit (sau invers) pe 30/31, dar extrasul contului destinatar înregistrează suma abia în prima zi lucrătoare a lunii următoare. Ați debitat 581 (ieșire din contul sursă) fără să-l fi creditat încă (intrare în contul destinație).
- O singură parte a viramentului a fost contabilizată. Extrasul de cont a fost procesat parțial, sau operatorul a înregistrat ridicarea de numerar din bancă (581 = 512) fără să mai înregistreze depunerea în casierie (531 = 581), sau invers.
- Retragere/depunere de numerar la bancă neînchisă simetric. Sumele ridicate de la bănci sau depunerile de numerar la bănci tranzitează tot prin 581, ca punte între contul bancar (512) și casă (531) — dacă una din cele două operațiuni lipsește din contabilitate, soldul rămâne deschis.
Cum se verifică și se corectează
- Rulați fișa contului 581 pe luna respectivă și identificați intrările fără ieșire corespunzătoare (sau invers) — practic, tranzacțiile "neîmperecheate".
- Verificați dacă suma corespunde unui transfer aflat efectiv "pe drum" la data închiderii (extras bancar din data următoare confirmă intrarea) — atunci soldul e justificat tehnic și se închide automat odată cu procesarea din luna următoare.
- Dacă suma nu se regăsește în niciun extras ulterior, verificați dacă lipsește o notă contabilă (de exemplu depunerea de numerar în casă aferentă unei ridicări de la bancă) și completați înregistrarea lipsă.
Un sold în 581 nu e, prin el însuși, o eroare de fond — dar e mereu un semnal că o reconciliere bancă/casă nu e completă și trebuie urmărită, nu lăsată "să se rezolve singură" luna viitoare, pentru că poate ascunde o operațiune omisă complet din contabilitate.