Raportul Z, declarația F4109 și corectarea unui bon greșit
Trei obligații mărunte în jurul casei de marcat, care produc mai multe amenzi decât regulile mari. Toate trei apar în aceleași situații: ziua în care nu s-ai vândut nimic, luna în care aparatul n-a fost folosit deloc, și bonul bătut greșit.
Raportul Z se emite și în zilele fără vânzări
Dacă aparatul de marcat a fost pus în funcțiune, raportul Z se generează la închiderea zilei fiscale — chiar dacă nu s-a emis niciun bon. Informațiile din casa de marcat se transmit către ANAF în momentul generării raportului Z, iar o zi fără raport apare ca lipsă în evidența fiscală, nu ca zi fără activitate.
E cea mai frecventă neregulă găsită la control, tocmai fiindcă pare fără sens: n-am vândut nimic, ce raport să dau. Sistemul nu deduce absența, el înregistrează ce primește.
Declarația F4109
Pentru perioada de neutilizare a casei de marcat se depune declarația F4109 — dar numai dacă aparatul nu a fost utilizat nicio zi din luna respectivă.
Distincția contează:
- Luna în care aparatul a funcționat măcar o zi → nu se depune F4109, se emit rapoartele Z pentru toate zilele
- Luna în care aparatul n-a fost folosit deloc → se depune F4109
Dacă aparatul e conectat la ANAF și transmite, nu înseamnă că F4109 devine inutilă. Transmiterea automată acoperă zilele de funcționare, nu lunile de nefuncționare.
Corectarea unei operațiuni bătute greșit
Bonul fiscal nu se poate anula după emitere. Corectarea se face prin procedură documentată, nu prin storno în aparat.
Procesul-verbal de corecție trebuie să cuprindă:
- datele de identificare ale operatorului economic și ale aparatului
- decizia scrisă de aprobare a corectării operațiunii greșit efectuate, emisă de administrator, directorul financiar-contabil, contabilul-șef sau de altă persoană care răspunde de gestionarea patrimoniului
- copia notei sau notelor de recepție și constatare de diferențe, întocmite de la ultima inventariere până la zi, prin care a fost stabilit prețul cu amănuntul al produsului sau produselor înregistrate greșit
- nota de contabilitate care reflectă operațiunea efectuată
Bonul greșit se anexează la procesul-verbal. Fără el, corecția nu are suport documentar.
OUG nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată.
HG nr. 479/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a OUG nr. 28/1999, cu modificările și completările ulterioare.
HG nr. 355/2023 privind modificarea și completarea Normelor metodologice, în vigoare din 24 aprilie 2023.
Cazul plății încasate greșit ca fiind cu cardul
Situația e frecventă în restaurante și în comerțul cu amănuntul: angajatul bate încasarea ca plată cu POS, dar banii au fost primiți în numerar. Pe extrasul bancar încasarea nu apare, iar soldul de casă nu corespunde cu evidența.
Nu e o eroare de casă de marcat în sensul strict — valoarea bonului e corectă, doar modalitatea de plată e greșit înregistrată. Corectarea se face în contabilitate, pe baza unui document justificativ care explică diferența, corelat cu raportul Z al zilei și cu registrul de casă.
Prevenirea e mai ieftină decât corectarea: reconcilierea zilnică între raportul Z, încasările POS confirmate de bancă și numerarul efectiv din sertar arată diferența în ziua în care s-a produs, nu la închiderea lunii.
Ce se verifică la control
Existența rapoartelor Z pentru fiecare zi de funcționare. Depunerea F4109 pentru lunile de neutilizare. Cartea de intervenții completată. Contractul de service. Registrul special și chitanțierul pentru perioadele de defecțiune. Procesele-verbale de corecție, cu documentele anexate.
Niciuna dintre ele nu se poate reconstitui după control.