Cum se recunosc veniturile sezoniere la o firmă din HoReCa
O firmă din HoReCa cu activitate concentrată pe câteva luni (o terasă de vară, o pensiune montană cu sezon de iarnă) nu are un regim contabil special pentru „venituri sezoniere" — se aplică regula generală de recunoaștere a veniturilor și cheltuielilor pe bază de angajament, care leagă înregistrarea de momentul prestării serviciului, nu de momentul încasării banilor.
Temeiul legal
„(1) Principiul contabilității de angajamente. Efectele tranzacțiilor și ale altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacțiile și evenimentele se produc (și nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit) și sunt înregistrate în contabilitate și raportate în situațiile financiare ale perioadelor aferente. (2) Trebuie să se țină cont de veniturile și cheltuielile aferente exercițiului financiar, indiferent de data încasării veniturilor sau data plății cheltuielilor." — OMFP nr. 1.802/2014 pentru aprobarea reglementărilor contabile, pct. 53 alin. (1)-(2) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014.txt)
Notă: acest text reglementează principiul general al contabilității de angajamente, aplicabil oricărei entități, nu o regulă specifică pentru sectorul HoReCa sau pentru sezonalitate — nu există în legislația contabilă românească un tratament distinct pentru „veniturile sezoniere"; ceea ce se aplică este exact acest principiu general.
Practic, pentru o firmă din HoReCa, principiul se traduce astfel:
- Un avans încasat înainte de sezon (de exemplu, rezervarea și plata în avans a unui eveniment sau a unei camere de hotel pentru vara următoare) nu este venit la data încasării — se înregistrează ca datorie (avans de la clienți) și devine venit abia la momentul prestării efective a serviciului.
- Cheltuielile aferente pregătirii sezonului (aprovizionare, reparații, salarii de dinainte de deschidere) se recunosc în perioada în care sunt efectuate, chiar dacă veniturile corespunzătoare apar ulterior — nu se „amână" cheltuiala doar pentru că sezonul încă nu a început.
- Facturile de întocmit pentru servicii deja prestate dar nefacturate încă la finalul lunii (de exemplu, un eveniment desfășurat pe 30-31 ale lunii, facturat abia în luna următoare) se evidențiază distinct, în contul 418 „Clienți — facturi de întocmit", conform aceluiași punct 53 alin. (2).
- Veniturile și cheltuielile care rezultă direct din aceeași tranzacție se recunosc simultan, cu evidențiere distinctă a ambelor (pct. 53 alin. 3) — de exemplu, costul mărfii vândute la un eveniment se recunoaște în aceeași perioadă cu venitul din vânzarea respectivă.
Ce se greșește în practică
- Se recunoaște ca venit avansul încasat pentru un sezon viitor, în loc să fie păstrat ca datorie (avans de la clienți) până la prestarea efectivă a serviciului — greșeală frecventă la rezervările de evenimente sau cazări plătite integral în avans.
- Se „aglomerează" artificial rezultatul unei singure luni din sezon cu toate veniturile anuale, fără a separa corect cheltuielile de pregătire (întreținere, aprovizionare) recunoscute în lunile anterioare deschiderii.
- Se omite evidențierea facturilor de întocmit pentru servicii prestate la finalul unei perioade de raportare, dar facturate ulterior — ceea ce denaturează rezultatul lunii sau trimestrului respectiv.
- Se confundă fluxul de numerar (cash-flow, relevant pentru gestiunea zilnică a unei afaceri sezoniere) cu recunoașterea contabilă a veniturilor — sunt două perspective diferite, iar situațiile financiare trebuie să reflecte a doua, nu prima.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are module dedicate activității HoReCa — raportul Z zilnic, gestiunea rețetelor și a stocurilor, evidența bacșișului — care ajută la înregistrarea corectă și la timp a operațiunilor zilnice dintr-un local. Aplicația nu are însă o funcție specifică de recunoaștere automată a veniturilor sezoniere sau de gestionare distinctă a avansurilor pe perioade de nefuncționare — contarea avansurilor ca datorii și trecerea lor la venituri la momentul prestării serviciului rămân decizii pe care le ia utilizatorul sau contabilul, pe baza principiului general al contabilității de angajamente descris mai sus.