Refuzul unei facturi primite prin e-Factura: ce poți face și ce nu
O factură greșită nu se mai returnează furnizorului cu un telefon. Odată intrată în sistemul național, ea există ca document, iar corectarea urmează o cale formală. Ce se poate face în SPV și ce nu se poate sunt două lucruri pe care e mai bine să le știi înainte de a avea nevoie.
Ce înseamnă „refuz" în sistem
Sistemul permite beneficiarului să transmită un mesaj de refuz asupra unei facturi primite, prin care semnalează că nu o acceptă — pentru că nu corespunde contractului, pentru că bunurile n-au fost livrate, pentru că datele sunt greșite.
Ce trebuie înțeles limpede: refuzul nu anulează factura. Documentul rămâne în sistem, sigilat electronic, cu toate efectele lui. Refuzul e o comunicare formală, cu dată certă, prin care beneficiarul își exprimă poziția.
Corectarea propriu-zisă o face emitentul, printr-o factură de corecție sau printr-un storno, transmise la rândul lor prin sistem.
De ce contează totuși
Deși nu anulează nimic, refuzul transmis prin SPV are trei avantaje față de o discuție pe e-mail:
Are dată certă. Se poate dovedi exact când ai contestat factura, ceea ce contează într-un eventual litigiu comercial sau la un control.
E vizibil pentru ambele părți. Furnizorul nu poate susține că n-a fost înștiințat.
Documentează neînregistrarea. Dacă factura nu ajunge în contabilitatea ta, refuzul explică de ce.
Ce nu rezolvă refuzul
Nu te scutește de plată, dacă obligația contractuală există. Relația comercială e guvernată de contract, nu de sistemul de raportare.
Nu șterge factura din evidența ANAF. Ea rămâne raportată de furnizor și va apărea la orice verificare încrucișată — inclusiv în decontul precompletat RO e-TVA, unde va genera o diferență față de ce declari tu.
Nu corectează suma. Doar factura de corecție a emitentului o face.
OUG nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura.
Art. 4 alin. (6): exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.
Ordinul nr. 2229/2025 — detaliază procedura prin care se pot reclama situațiile în care furnizorul refuză transmiterea facturii prin sistem.
Legea nr. 227/2015 — Codul fiscal, art. 330 — corectarea facturilor.
Când furnizorul nu transmite deloc
Situația inversă, la fel de frecventă. Marfa a venit, factura a venit pe e-mail, în SPV nu e nimic.
Obligația de transmitere aparține furnizorului. Nu o poți îndeplini tu în locul lui.
Ordinul nr. 2229/2025 prevede o procedură de reclamare a acestor cazuri. Nu e rapidă, dar e singura cale formală, iar folosirea ei documentează faptul că ai încercat.
Problema ta rămâne însă reală: pentru operațiunile între persoane impozabile stabilite în România, sunt considerate facturi numai cele care îndeplinesc condițiile din OUG 120/2021. O factură care n-a trecut prin sistem ridică o problemă la deducerea TVA.
Corectarea făcută de emitent
Când eroarea e a ta, ca furnizor, corectarea urmează regulile obișnuite din Codul fiscal:
Storno integral — factura inițială se anulează printr-un document cu semn negativ, apoi se emite una nouă, corectă. Ambele se transmit prin sistem.
Factură de corecție — pentru diferențe parțiale, cu referire la factura inițială.
Ambele variante presupun transmiterea prin e-Factura, în termenul legal de 5 zile lucrătoare de la emitere.
Ce se face în practică
La primirea unei facturi greșite: se transmite refuzul în SPV, cu motivul, și se anunță furnizorul pe canalul obișnuit. Refuzul singur, fără discuția comercială, rareori produce corecția.
Factura nu se înregistrează în contabilitate până la clarificare. Dacă perioada se închide între timp, se documentează motivul neînregistrării — refuzul din SPV servește exact la asta.
Se urmărește apoi ca factura de corecție să apară efectiv în sistem. O corecție convenită telefonic și netransmisă lasă în evidența ANAF factura inițială, cu toate consecințele la reconcilierea decontului precompletat.