Ce registre trebuie să țină un PFA în sistem real?
Spre deosebire de PFA la normă de venit, care completează doar partea de venituri dintr-un singur registru, PFA-ul care determină venitul net în sistem real ține o contabilitate în partidă simplă completă, cu două registre obligatorii.
Registrul-jurnal de încasări și plăți
Contabilitatea în partidă simplă e reglementată de OMFP nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă. Se aplică persoanelor fizice al căror venit net anual e determinat în sistem real, pe baza datelor din contabilitate, obținut din activități independente (persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale, întreprinderi familiale), din cedarea folosinței bunurilor sau din activități agricole/silvicultură/piscicultură. Registrul-jurnal de încasări și plăți e documentul central: înregistrează cronologic toate încasările și plățile efective ale activității, pe baza cărora se determină venitul net anual.
Registrul de evidență fiscală
Separat de contabilitatea propriu-zisă, OMFP nr. 3254/2017 privind Registrul de evidență fiscală pentru persoanele fizice reglementează un al doilea registru, cu scop specific: „înscrierea informațiilor care stau la baza determinării venitului net anual/pierderii nete anuale cuprins/cuprinse în Declarația privind venitul realizat din România" (art. 2 alin. (1)).
Regulile principale ale acestui registru:
- se completează anual, cu totalul veniturilor și totalul cheltuielilor efectuate în scopul realizării lor, „pentru întreaga perioadă de activitate desfășurată în anul fiscal precedent, până la data depunerii Declarației privind venitul realizat din România" (art. 3 alin. (1));
- se ține pe fiecare sursă de venit, în cadrul fiecărei categorii de venit, astfel încât venitul brut și cheltuielile deductibile să corespundă cu ce se declară (art. 3 alin. (3)-(4));
- venitul brut anual înregistrat e „totalul veniturilor în bani și în natură realizate în cadrul unui an fiscal" (art. 4 alin. (2)), iar TVA colectată nu reprezintă venit și nu se înregistrează în registru (art. 4 alin. (3));
- cheltuielile deductibile sunt cele „efectuate în scopul desfășurării activității" conform art. 68 alin. (4) din Codul fiscal; cele care depășesc limitele de deductibilitate (art. 68 alin. (5) Cod fiscal) sau care intră sub incidența art. 68 alin. (7) Cod fiscal nu se înregistrează deloc în registru (art. 5);
- contribuțiile sociale obligatorii nu se înregistrează în registru — se deduc ulterior, la recalcularea venitului net de către organul fiscal (art. 5 alin. (5));
- registrul se modifică ori de câte ori apar diferențe față de veniturile/cheltuielile înregistrate inițial, până la data depunerii declarației rectificative (art. 6);
- poate fi ținut în formă scrisă sau electronică (art. 7), se completează într-un singur exemplar, câte o filă pentru fiecare sursă de venit (art. 8), și se păstrează la domiciliul fiscal al contribuabilului (art. 9).
PFA la normă de venit — regim simplificat
Dacă activitatea e impozitată pe bază de normă de venit, obligația se reduce: se completează în Registrul de evidență fiscală „numai partea referitoare la venituri" (OMFP nr. 3254/2017, art. 1 alin. (2)), fără Registrul-jurnal de încasări și plăți complet și fără evidență contabilă propriu-zisă.
Practic
Un PFA în sistem real ține deci, simultan:
- Registrul-jurnal de încasări și plăți (OMFP 170/2015) — evidența contabilă completă, cronologică, a tuturor mișcărilor de bani.
- Registrul de evidență fiscală (OMFP 3254/2017) — sinteza anuală, pe surse de venit, care alimentează direct Declarația privind venitul realizat.
Cele două nu se suprapun: primul e jurnalul zilnic al operațiunilor, al doilea e rezumatul fiscal anual pregătit pentru declarație. Ambele se păstrează la domiciliul fiscal și trebuie să poată fi prezentate la o eventuală verificare, alături de documentele justificative pentru fiecare încasare și cheltuială înregistrată.