Registrul general de evidență a salariaților 2026: obligații
Registrul general de evidență a salariaților este ținut, din 2025, prin sistemul REGES-ONLINE, care a înlocuit vechiul REVISAL. Regulile de bază — cine are obligația, ce date se transmit, în ce termene și ce sancțiuni există — sunt stabilite prin HG 295/2025.
Temeiul legal
„Prezenta hotărâre stabilește condițiile de întocmire și accesare a Registrului general de evidență a salariaților, denumit în continuare Registru, de completare și transmitere în acesta a elementelor contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea acestuia, de către următoarele categorii de angajatori: a) persoane fizice sau juridice de drept privat; ... b) instituții/autorități publice/alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă; ... c) misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România [...]" — HG 295/2025, art. 1 (sursă: anaf_surse/hg_295_2025_reges_online_registru_salariati.txt)
HG 295/2025 a abrogat vechea HG 905/2017 (cea de sub care circula numele „REVISAL"): art. 15 prevede abrogarea, cu termenul prelungit până la 31 decembrie 2025 prin OUG 46/2025. Așadar, de la acea dată, orice obligație legată de „registrul salariaților" se raportează la HG 295/2025.
Cine transmite datele. Pe lângă angajator, legea recunoaște explicit rolul contabilului: art. 2 lit. b) definește „prestator" ca fiind, printre alții, „expertul contabil și contabilul autorizat care își exercită profesia individual ori prin societate de expertiză contabilă/societate de contabilitate [...]". Chiar și atunci când transmiterea e delegată unui prestator, art. 3 alin. (12) este clar: „Răspunderea pentru completarea, transmiterea și corectitudinea datelor transmise în Registru revine în exclusivitate angajatorului."
Ce date se transmit. Art. 4 alin. (2) enumeră, printre altele: data încheierii contractului, numărul lui și data începerii activității (lit. d), funcția/ocupația conform COR (lit. e), durata contractului (lit. g) și salariul de bază lunar brut, indemnizații, sporuri, adaosuri (lit. j).
Termenele. Transmiterea inițială, la angajare, se face „cel târziu în ziua anterioară începerii activității" (art. 3 alin. 1), regulă valabilă și pentru primul salariat al unei firme noi (art. 7). Modificările ulterioare au termene diferite, în funcție de tipul de dată: 3 zile lucrătoare pentru unele categorii (art. 5 alin. 2), cel târziu în ziua anterioară pentru altele, cu excepția modificărilor dispuse prin hotărâre judecătorească, unde termenul e de 10 zile lucrătoare (art. 5 alin. 3), și 20 de zile lucrătoare pentru modificarea salariului (art. 5 alin. 4). Încetarea contractului se transmite „cel târziu la data încetării" (art. 5 alin. 1 lit. f).
Sancțiunile. Art. 9 alin. (3) stabilește amenzi între 5.000 și 8.000 lei pentru netransmiterea la termen a modificărilor (lit. a) și pentru netransmiterea suspendării/încetării (lit. d).
Ce se greșește în practică
- Se raportează obligațiile la HG 905/2017 sau la numele „REVISAL", deși actul e abrogat, iar sistemul tehnic s-a schimbat.
- Se ignoră termenele diferențiate din art. 5 — nu toate modificările au același termen de raportare; salariul, de exemplu, are un termen mai lung (20 de zile lucrătoare) decât alte date (3 zile lucrătoare).
- Se crede că delegarea către un contabil transferă și răspunderea legală — art. 3 alin. (12) o păstrează integral în sarcina angajatorului.
Ce face iConta.eu
Din ecranul Stat de plată, iConta.eu permite configurarea cheilor de acces REGES-ONLINE (obținute separat, din aplicația oficială „REGES Angajator") și transmiterea, pentru fiecare salariat, a mesajului de înregistrare a identității salariatului către registru. Aceasta este, în prezent, singura operațiune automatizată efectiv de aplicație către REGES-ONLINE — transmiterea elementelor de contract, a modificărilor ulterioare (salariu, funcție, normă) și a încetării contractului nu sunt încă conectate la niciun flux automat al aplicației, deși codul pentru ele există intern. Pentru aceste situații, obligațiile de mai sus rămân, deocamdată, în sarcina directă a angajatorului sau a contabilului, prin celelalte canale disponibile.
Notă: HG 295/2025 a fost contestată în instanță și anulată în primă instanță de Curtea de Apel Constanța; decizia nu e definitivă, iar obligațiile descrise mai sus rămân în vigoare până la o hotărâre finală.