Declarațiile salariaților cu mai multe CIM: cum le ții în evidență ca document justificativ?

Declarația pe propria răspundere a salariatului cu mai multe contracte este documentul justificativ pe care angajatorul își sprijină calculul CAS și CASS pe venitul realizat, fără bază minimă. OMF 1855/2022 îl obligă pe angajator să o înregistreze și să țină evidența acestor declarații, lună de lună.

Temeiul

• Art. 3 alin. (1): declarația „constituie document justificativ pentru fiecare angajator/plătitor de venituri" pentru stabilirea CAS și CASS potrivit Codului fiscal art. 146 alin. (5) și art. 168 alin. (5), pe perioada în care salariatul se află în situația de la art. 146 alin. (5^7) lit. e).
• Art. 3 alin. (2): angajatorul „are obligaţia de a înregistra şi de a ţine evidenţa acestor declaraţii".
• Art. 4 alin. (1): declarația cuprinde obligatoriu datele de identificare ale salariatului și informații despre încadrarea în situația de la art. 146 alin. (5^7) lit. e).
• Art. 4 alin. (2): modelul este cel din anexa la ordin.

Ce conține modelul

Anexa la ordin cere:

• nume și prenume, domiciliu (localitate, stradă, număr, bloc, scară, apartament, județ sau sector);
• seria și numărul actului de identitate și CNP-ul;
• luna la care se referă („În cursul lunii ...");
• afirmația că a realizat venituri din salarii în baza a două sau mai multe contracte, iar baza lunară cumulată „este cel puţin egală cu salariul minim brut pe ţară";
• data și semnătura.

Declarația se dă sub sancțiunea falsului în declarații, iar formula e inclusă în model. Ea nu cere suma bazelor și nici numele celorlalți angajatori.

Cum organizezi evidența

Declarația se depune lunar (art. 2 alin. (3)). Evidența trebuie deci să arate, pentru fiecare lună și fiecare salariat, dacă ai sau nu declarație. Un registru simplu poate avea coloanele:

Data primirii contează. Termenul este 5 ale lunii următoare celei pentru care se constituie drepturile salariale (art. 2 alin. (3)). Fără declarație, angajatorul calculează la baza minimă și suportă diferența (art. 2 alin. (5) și (7)).

Legătura cu statul de plată

Pentru fiecare salariat cu timp parțial și venit sub nivelul de referință, calculul pe venitul realizat trebuie să aibă în spate o declarație înregistrată pentru acea lună. În 2026, nivelul de referință este 3.750 lei pentru ianuarie–iunie și 4.125 lei pentru iulie–decembrie (OUG 89/2025 art. III alin. (5), HG 146/2026). Un control simplu la închiderea lunii este lista salariaților part-time sub nivel fără diferență de contribuție suportată de angajator, comparată cu registrul declarațiilor. Orice nume fără declarație e o diferență neacoperită.

Nu ai nevoie de declarație de la salariatul la care baza atinge singură salariul minim (art. 2 alin. (2)). Notează însă în dosar de ce nu există una.

Pași practici

1. Folosește modelul din anexă și verifică la primire că luna e completată și declarația semnată.
2. Înregistrează fiecare declarație cu număr și dată și leag-o de luna de salarizare.
3. Arhivează declarațiile împreună cu statele de plată ale lunii la care se referă.
4. La fiecare închidere de lună, reconciliază registrul cu salariații pentru care nu ai calculat diferență de contribuții.

De reținut

• Declarația e document justificativ al calculului CAS și CASS fără bază minimă (art. 3 alin. (1)).
• Înregistrarea și ținerea evidenței sunt obligații ale angajatorului (art. 3 alin. (2)).
• Evidența se ține pe luni, pentru că declarația e lunară, iar data primirii dovedește respectarea termenului.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții