Ce este declarația SAF-T (D406), cine o depune și de la ce dată?
SAF-T nu e o declarație obișnuită. Celelalte raportează totaluri; SAF-T trimite la ANAF evidența contabilă însăși — fiecare factură cu liniile ei, planul de conturi, jurnalele, partenerii, plățile. Este fișierul standard de control fiscal, iar de la 1 ianuarie 2025 obligația s-a extins la ultima categorie de contribuabili: cei mici. Dacă firma ta ține contabilitate în partidă dublă, aproape sigur ești obligat.
Temeiul legal
OPANAF nr. 1783/2021 — ordinul care a introdus Declarația informativă D406 „Fișier standard de control fiscal", structura ei și termenele de depunere. Schema tehnică este publicată de ANAF ca schemă XSD, alături de un ghid al contribuabilului și de nomenclatoarele obligatorii.
OPANAF nr. 407/2025 — actul care stabilește categoriile de contribuabili obligați și calendarul pe categorii. Potrivit acestuia, obligația de depunere revine persoanelor juridice care conduc contabilitatea în partidă dublă: societăți (SRL, SA, SCA, SCS, SNC), regii autonome, institute naționale de cercetare-dezvoltare, societăți cooperative, sedii permanente ale nerezidenților, asociații cu și fără scop patrimonial care conduc partidă dublă, precum și nerezidenții înregistrați în scopuri de TVA în România.
Excluse de la obligație: persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale și familiale, persoanele fizice care desfășoară profesii liberale reglementate special, instituțiile publice, entitățile cu activitate suspendată și cele care conduc contabilitatea în partidă simplă.
Pentru contribuabilii încadrați la categoria mici, obligația se aplică începând cu 1 ianuarie 2025.
Regula concretă
Cine depune. Criteriul de bază este simplu: dacă ții contabilitate în partidă dublă și ești persoană juridică, ești obligat. Un SRL, oricât de mic, intră. Un PFA în partidă simplă nu.
De când. Calendarul a fost eșalonat pe categorii de contribuabili, ultima fiind cea a contribuabililor mici, de la 1 ianuarie 2025. Astăzi, practic, toți cei vizați sunt intrați în obligație.
Ce periodicitate. Fișierul se depune lunar sau trimestrial, urmând aceeași periodicitate ca decontul de TVA. O firmă cu decont lunar depune SAF-T lunar; una cu decont trimestrial, trimestrial. Cine nu e înregistrat în scopuri de TVA depune trimestrial.
Peste raportarea periodică există și două raportări cu ritm propriu: - Secțiunea Active — anual - Secțiunea Stocuri — doar la cererea expresă a ANAF
Termenul. Ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare. Pentru luna ianuarie, termenul e 28 februarie; pentru trimestrul I, 30 aprilie.
Perioada de grație. ANAF a prevăzut o perioadă în care depunerea cu întârziere nu se sancționează, calculată de la prima obligație a fiecărui contribuabil. Ea nu anulează obligația — doar amână sancțiunea.
Un exemplu
SC Exemplu SRL, contribuabil mic, plătitor de TVA cu decont lunar.
- Obligația începe: 1 ianuarie 2025, prima raportare fiind pentru luna ianuarie 2025.
- Periodicitate: lunară, pentru că decontul de TVA e lunar.
- Termenul pentru luna martie 2026: 30 aprilie 2026.
- Secțiunea Active: o raportare anuală separată, la termenul stabilit pentru active.
- Secțiunea Stocuri: nu se depune din oficiu — doar dacă ANAF o cere expres.
Aceeași firmă, dacă ar fi avut decont trimestrial: ar fi depus SAF-T trimestrial, cu termen 30 aprilie pentru trimestrul I. Periodicitatea nu se alege — vine din vectorul fiscal.
Ce se greșește în practică
- Se crede că firmele mici sunt exceptate. Nu sunt. Criteriul e partida dublă, nu mărimea. Un SRL cu doi angajați și trei facturi pe lună are aceeași obligație ca unul mare.
- Se confundă cu decontul de TVA. SAF-T nu raportează totaluri, ci evidența în detaliu: fiecare linie de factură, fiecare cont, fiecare partener. E o categorie diferită de raportare.
- Se ratează periodicitatea. Ritmul SAF-T urmează decontul de TVA. O schimbare de perioadă fiscală la TVA schimbă și ritmul SAF-T.
- Se confundă perioada de grație cu o amânare a obligației. Fișierul tot trebuie depus; doar sancțiunea pentru întârziere e suspendată temporar.
- Se lasă pe ultima zi. Fișierul SAF-T e mare și complex. Prima generare scoate la iveală lipsuri în evidență — conturi nemapate, parteneri fără cod fiscal, unități de măsură absente. Toate cer timp de reparat.
Ce face iConta.eu
iConta.eu generează fișierul D406 direct din evidența contabilă, cu liniile reale de factură — fiecare produs cu cantitatea, unitatea de măsură și prețul lui, nu o linie sintetică pe factură — reconciliate cu antetul. Fișierul se validează pe validatorul oficial ANAF (DUKIntegrator) înainte să ajungă la tine.
Nomenclatoarele obligatorii — conturi, unități de măsură, țări, tipuri de document — sunt mapate automat, iar identitatea partenerilor se emite în formatul cerut de schema oficială.
Două limite, spuse direct:
Secțiunea Payments nu se emite: modelul de date nu conține încă sursa de plăți. Fișierul e valid și acceptat de validator pe zero plăți, dar e incomplet pentru o firmă care are încasări și plăți de raportat.
Contul pe linia de factură e cel generic — 707 la vânzare, 371 la stoc — nu contul real pe fiecare produs.
Amândouă sunt în lucru. Până atunci, le știi înainte să depui, nu după.
Depunerea o faci din SPV, cu fișierul deja verificat.
Vezi și: decontul de TVA și rezultatul perioadei, care dă periodicitatea SAF-T, și D394 și reconcilierea cu decontul.