Cum schimb accesul în SPV după schimbarea administratorului?
Accesul la Spațiul Privat Virtual (SPV) e legat direct de identitatea reprezentantului legal sau a reprezentantului desemnat al firmei. Când administratorul se schimbă, vechiul acces nu se „transferă" automat noului administrator — legea cere o acțiune explicită de înregistrare a noii persoane și de radiere a celei vechi.
Temeiul legal
„ART. 15 [...] (4) În sensul prezentului ordin, reprezentantul desemnat este persoana fizică, angajat al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică, desemnată de către reprezentantul legal al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică, pentru înregistrarea şi utilizarea SPV. (5) Ori de câte ori se schimbă reprezentantul legal sau reprezentantul desemnat, în vederea accesului la SPV, noul reprezentant legal sau reprezentantul desemnat al unei persoane juridice sau al unei entităţi fără personalitate juridică, înregistrată ca utilizator SPV, trebuie să dispună de îndată măsuri privind înregistrarea unei alte persoane, titular al unui certificat calificat, şi radierea înregistrării persoanei schimbate." — OMFP 660/2017, art. 15 alin. (4)-(5) (sursă: anaf_surse/omfp_660_2017.txt)
Ce trebuie făcut, concret, la schimbarea administratorului:
- Noul administrator (reprezentant legal) trebuie să dispună de îndată înregistrarea propriei persoane ca utilizator SPV, folosind un certificat calificat propriu (personal sau, dacă optează pentru un reprezentant desemnat, al angajatului desemnat pentru acest scop).
- În paralel, trebuie efectuată radierea înregistrării persoanei schimbate (fostul administrator) — legea leagă cele două operațiuni, înregistrarea noului reprezentant și radierea celui vechi, de același eveniment: schimbarea reprezentantului legal.
- Dacă firma folosește un reprezentant desemnat (angajat, nu administratorul însuși) pentru utilizarea SPV, iar administratorul se schimbă, noul administrator trebuie fie să confirme/redesemneze reprezentantul existent, fie să desemneze o altă persoană — desemnarea anterioară fiind legată de reprezentantul legal care a făcut-o.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că fostul administrator poate continua să folosească accesul SPV al firmei după ce nu mai are calitatea de reprezentant legal — legea cere radierea promptă a acestuia, tocmai pentru a evita accesul unei persoane fără mandat curent.
- Se amână înregistrarea noului administrator în SPV, considerând-o o formalitate secundară față de înregistrarea la registrul comerțului — legea folosește expresia „de îndată", deci obligația e imediată, nu opțională sau ulterioară.
- Se ignoră necesitatea unui certificat digital calificat pentru noul reprezentant — fără acest certificat, înregistrarea în SPV conform art. 15 alin. (1)-(3) nu poate fi finalizată.
Ce face iConta.eu
iConta.eu oferă contabilitate generală și nu gestionează direct accesul la Spațiul Privat Virtual al ANAF — înregistrarea și radierea utilizatorilor SPV se fac direct pe platforma ANAF, conform procedurii de la OMFP 660/2017. Aplicația poate fi actualizată separat cu datele noului administrator în profilul firmei, dar acest pas nu înlocuiește obligația legală de reînregistrare în SPV.