Telefonul și laptopul de serviciu sunt avantaj impozabil pentru salariat?
Nu, cât timp sunt folosite pentru sarcini de serviciu. Devin avantaj impozabil doar pentru partea folosită în scop personal. Telefonul și laptopul au însă reguli de evaluare diferite. La telefon, angajatorul stabilește o limită de convorbiri de serviciu. La laptop, avantajul se calculează proporțional cu timpul de folosire personală.
Ce spune Codul fiscal
Codul fiscal art. 76 alin. (3) enumeră printre avantajele impozabile:
- lit. a): „utilizarea oricărui bun, inclusiv a unui vehicul de orice tip, din patrimoniul afacerii sau închiriat de la o terță persoană, în scop personal”. Aici se încadrează laptopul.
- lit. e): „abonamentele și costul convorbirilor telefonice, inclusiv cartelele telefonice, în scop personal”. Aici se încadrează telefonul.
Criteriul comun este scopul personal. Echipamentul folosit pentru serviciu nu generează avantaj.
Telefonul: limita stabilită de angajator
Potrivit HG 1/2016, titlul IV pct. 12 alin. (7) lit. c), nu este avantaj costul abonamentelor și al convorbirilor „pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu”. Pct. 12 alin. (8) cere angajatorului să stabilească o limită a convorbirilor de serviciu pentru fiecare post telefonic. Ce depășește limita este avantaj în natură, dacă salariatului nu i s-a imputat costul.
Laptopul: evaluare proporțională
Pentru alte bunuri decât vehiculul și locuința, folosința gratuită se evaluează „la nivelul totalului cheltuielilor aferente fiecărui bun pe unitate de măsură specifică sau la nivelul prețului practicat pentru terți” (HG 1/2016, titlul IV pct. 12 alin. (5) lit. c)).
Când bunul are folosință mixtă, avantajul se determină „proporțional cu numărul de metri pătrați folosiți pentru interes personal sau cu numărul de ore de utilizare în scop personal” (pct. 12 alin. (6) lit. b)). La un laptop, unitatea relevantă sunt orele.
Cum se impozitează avantajul
Avantajul se adaugă la veniturile salariale ale lunii. Intră în baza CAS și CASS, pentru că baza include veniturile din salarii „în bani și/sau în natură” (Codul fiscal art. 139 alin. (1) lit. a) și art. 157 alin. (1) lit. a)).
Există o excepție: avantajele imputate salariatului nu se impozitează (Codul fiscal art. 76 alin. (5)). Dacă salariatul plătește contravaloarea folosinței personale, nu mai apare avantaj.
Exemplu
Un laptop generează cheltuieli lunare de 200 lei pentru firmă. Politica internă permite folosirea lui acasă, iar salariatul declară 20 de ore de folosire personală din 160 de ore totale.
- Avantaj lunar: 200 lei × 20 / 160 = 25 lei.
- Suma de 25 lei se adaugă la salariul brut al lunii și intră în baza de impozit, CAS și CASS.
- Dacă firma îi impută salariatului cei 25 de lei, nu apare avantaj impozabil.
La telefon: limita internă este de 100 lei pe lună, iar factura lunii este de 130 lei. Diferența de 30 lei este avantaj, dacă nu se impută salariatului.
Pași practici pentru contabil
- Cereți o decizie internă pentru telefoane, cu limita convorbirilor de serviciu pe fiecare post.
- Pentru laptopuri, stabiliți în scris dacă folosirea personală este permisă și cum se ține evidența orelor.
- Lunar, calculați avantajul sau imputați-l salariatului.
- Includeți avantajul în statul de plată și în D112 pentru luna respectivă.
- Păstrați documentele: decizia internă, evidența orelor și facturile.
De reținut
- Un echipament folosit doar pentru serviciu nu este avantaj impozabil.
- La telefon, avantajul este ce depășește limita internă de convorbiri.
- La laptop, avantajul se calculează după orele de folosire personală, pe baza costurilor bunului.
- Avantajul imputat salariatului nu se impozitează.