Telemunca: ce poate plăti angajatorul neimpozabil
Angajatorul poate acorda salariaților care lucrează în regim de telemuncă o sumă pentru acoperirea cheltuielilor cu utilitățile — electricitate, încălzire, apă, abonament de date — și pentru mobilierul și echipamentele de birou.
Suma e neimpozabilă în limita a 400 de lei lunar, corespunzător numărului de zile din lună în care salariatul desfășoară activitate în telemuncă.
Temeiul: art. 76 alin. 4 lit. ș) din Codul fiscal.
Condiția care se ratează cel mai des
Plafonul de 400 de lei nu se acordă automat pentru toată luna. Se proratează după numărul de zile efectiv lucrate în telemuncă.
Un salariat care lucrează 10 zile de acasă și 11 la birou, într-o lună cu 21 de zile lucrătoare, are dreptul la:
400 × 10 ÷ 21 = 190 lei neimpozabili
Restul, dacă se acordă, e venit salarial obișnuit.
Ce nu se cere
Documente justificative. Suma se acordă fără a fi nevoie de prezentarea facturilor de utilități sau a bonurilor pentru mobilier.
E o indemnizație forfetară, nu o decontare. Aceasta o face simplu de administrat, dar și limitată la 400 de lei.
Ce se cere
Contractul individual de muncă trebuie să prevadă expres regimul de telemuncă, conform Legii nr. 81/2018.
Clauzele obligatorii, la art. 5 din lege:
- precizarea expresă că salariatul lucrează în regim de telemuncă;
- perioada și zilele în care telesalariatul își desfășoară activitatea la un loc de muncă organizat de angajator;
- locul sau locurile desfășurării activității de telemuncă, convenite de părți;
- programul în cadrul căruia angajatorul e în drept să verifice activitatea și modalitatea concretă de realizare a controlului;
- modalitatea de evidențiere a orelor de muncă prestate;
- responsabilitățile părților în funcție de locul desfășurării activității, inclusiv privind securitatea și sănătatea în muncă;
- obligația angajatorului de a asigura transportul echipamentelor, dacă e cazul;
- obligația angajatorului de a informa salariatul privind protecția datelor.
Evidența zilelor de telemuncă — necesară pentru prorata plafonului.
Ce se poate acorda peste plafon
Nimic nu interzice acordarea unei sume mai mari. Doar că partea care depășește 400 de lei proratați devine venit salarial, cu toate contribuțiile: impozit 10%, CAS 25%, CASS 10%, CAM 2,25%.
Alternativa, pentru sume mari: decontarea efectivă a cheltuielilor, pe bază de documente, dacă bunurile și serviciile sunt folosite în interesul activității. Regimul e diferit și cere justificare.
Echipamentele puse la dispoziție de angajator
Distincte de indemnizație.
Laptopul, monitorul, scaunul de birou puse la dispoziția salariatului pentru activitate rămân proprietatea firmei, se înregistrează ca imobilizări sau obiecte de inventar și se amortizează normal.
Nu constituie avantaj în natură cât timp sunt folosite exclusiv pentru activitate și rămân în patrimoniul firmei.
Dacă se transferă în proprietatea salariatului, devin avantaj în natură, impozabil.
Plafonul cumulat de 33%
Indemnizația de telemuncă intră în categoria veniturilor neimpozabile plafonate, alături de altele — abonamentele sportive, primele de asigurare voluntară de sănătate, sumele pentru educația timpurie, contravaloarea serviciilor turistice.
Codul fiscal stabilește, la art. 76 alin. 4^1, un plafon lunar cumulat de 33% din salariul de bază pentru aceste venituri. Suma care depășește plafonul devine impozabilă.
Ordinea de includere în plafon o stabilește angajatorul, iar salariatul trebuie informat.
Deci un salariat care primește simultan indemnizație de telemuncă, abonament sportiv și asigurare de sănătate poate depăși plafonul cumulat, chiar dacă fiecare beneficiu în parte se încadrează în propria limită.
Securitatea și sănătatea în muncă
Angajatorul rămâne responsabil, în condițiile Legii nr. 319/2006, dar cu adaptările din Legea nr. 81/2018.
Obligațiile practice: instruirea salariatului privind riscurile specifice, informarea privind cerințele de ergonomie, verificarea condițiilor de la locul de telemuncă în condițiile convenite prin contract.
Ce verifică un contabil
Clauza de telemuncă în contract — fără ea, indemnizația neimpozabilă nu se justifică.
Evidența zilelor de telemuncă, lunar, pe fiecare salariat.
Prorata aplicată corect la plafonul de 400 de lei.
Plafonul cumulat de 33%, dacă salariatul primește și alte beneficii neimpozabile.
Declararea în D112 a părții impozabile, dacă există.
Temeiul legal
- Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă;
- Codul fiscal, art. 76 alin. 4 lit. ș) — indemnizația de telemuncă, plafonul de 400 de lei lunar, proratat;
- art. 76 alin. 4^1 — plafonul cumulat de 33% din salariul de bază;
- art. 142 și art. 157 — exceptarea de la contribuții în limita plafonului;
- Legea nr. 319/2006 privind securitatea și sănătatea în muncă.
De reținut
400 de lei lunar, proratați după zilele efectiv lucrate de acasă, fără documente justificative — dar numai dacă telemunca e prevăzută în contract.
Iar capcana mai puțin cunoscută e plafonul cumulat de 33% din salariul de bază: telemunca se adună cu abonamentul sportiv, asigurarea de sănătate și celelalte beneficii neimpozabile. Peste 33%, diferența se impozitează.