Termenul legal de păstrare a documentelor după lichidare
Radierea firmei din registrul comerțului nu șterge obligația de arhivare — ea trece, de regulă, în sarcina administratorului sau a persoanei desemnate prin actul de lichidare, iar termenele rămân cele din Legea contabilității.
Termenul general: 5 ani
Potrivit art. 25 din Legea nr. 82/1991, în forma sa actuală, registrele de contabilitate obligatorii (Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare) și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite — inclusiv pentru statele de salarii. Regula de 5 ani e recentă — a înlocuit termenele mai vechi și mai lungi (10 ani pentru documente, 50 de ani pentru statele de salarii); pentru documentele întocmite sub imperiul reglementării anterioare, verificați cu un consultant dacă se aplică un regim tranzitoriu, pentru că data modificării contează.
Situațiile financiare anuale: 10 ani, separat
Situațiile financiare anuale, situațiile financiare anuale consolidate și situațiile financiare interimare se păstrează 10 ani (Legea nr. 82/1991, art. 35 alin. (3)), termen distinct de cel al registrelor curente — nu se confundă cele două.
Cine răspunde de arhivă când firma se lichidează prin reorganizare
Dacă firma nu se lichidează pur și simplu, ci dispare prin fuziune sau divizare, obligația de păstrare nu se stinge — se transferă:
- Legea nr. 82/1991, art. 25^1: în cazul reorganizării persoanelor juridice, acestea iau măsuri pentru păstrarea și arhivarea documentelor justificative și a registrelor de contabilitate.
- OMFP nr. 897/2015 (Normele metodologice privind reflectarea în contabilitate a operațiunilor de fuziune, divizare, dizolvare și lichidare), art. 3: societățile care preiau active, datorii și capitaluri proprii de la societatea care își încetează existența poartă răspunderea pentru păstrarea și arhivarea documentelor și registrelor contabile ale acesteia, corespunzătoare elementelor preluate. Proiectul de fuziune sau divizare trebuie să prevadă expres cine anume răspunde de arhivă.
Pentru o lichidare simplă (fără succesor de drepturi), obligația rămâne, de regulă, în sarcina lichidatorului sau a fostului administrator, care trebuie să poată prezenta documentele la o eventuală inspecție fiscală ulterioară radierii — dreptul organului fiscal de a controla nu dispare odată cu radierea firmei din registrul comerțului.
Ce riscați dacă nu păstrați documentele
Nerespectarea obligațiilor privind păstrarea și arhivarea documentelor justificative și a registrelor de contabilitate este contravenție potrivit Legii nr. 82/1991, art. 41 pct. 2 lit. c), și se sancționează cu amendă — indiferent dacă firma mai există sau a fost deja radiată, pentru că răspunderea persoanei desemnate cu arhiva e independentă de existența juridică a societății.
Practic
- Nu distrugeți nimic la radiere — arhivați fizic sau electronic tot ce ține de ultimii 5 ani de activitate (10 ani pentru situațiile financiare), cu responsabilul de arhivă numit explicit în scris.
- La fuziune, cereți în avans societății absorbante confirmarea că preia arhiva — nu presupuneți.
- Păstrați dovada arhivării (proces-verbal de predare-primire, inventar al documentelor) — e singura apărare dacă ANAF revine cu întrebări la câțiva ani după radiere.