Tichetele de vacanță încasate de un hotel — cum se înregistrează
Din perspectiva hotelului, tichetul de vacanță nu e bani, dar funcționează ca bani — e un instrument de plată emis de un terț (emitentul de tichete), pe care hotelul îl acceptă în contul serviciilor prestate și pe care apoi îl decontează cu emitentul.
Calitatea de „unitate afiliată"
Potrivit art. 4 alin. (1) din OUG nr. 8/2009 privind acordarea tichetelor de vacanță, operatorii economici cu activitate de turism din România, autorizați, care dețin structuri de primire turistice clasificate și/sau agenții de turism licențiate și care acceptă tichete de vacanță ca modalitate de plată, se numesc convențional „unități afiliate." Un hotel clasificat pe stele, autorizat, intră exact în această categorie, dacă a contractat acceptarea tichetelor cu un emitent.
Valabilitatea și valorile tichetelor — parametri de verificat la încasare
La încasare, hotelul verifică doi parametri stabiliți prin OUG nr. 8/2009: - perioada de valabilitate — tichetul de vacanță are o perioadă de valabilitate de un an de la data emiterii (art. 2 alin. (4)); un tichet expirat nu poate fi acceptat ca mijloc de plată; - valorile nominale permise — potrivit art. 3 alin. (5), tichetele de vacanță au valori nominale de 10, 20, 30, 40 și 50 lei; orice tichet care nu se încadrează în aceste valori standard ridică suspiciunea unei falsificări.
Interdicția de a da rest sau diferență în bani
Un aspect important pentru relația cu clientul: contractul-cadru dintre emitent și unitatea afiliată include, potrivit legii, „interdicția unității afiliate de a plăti diferența în bani dintre valoarea tichetului de vacanță și valoarea pachetului de servicii către utilizatorii tichetelor de vacanță" (art. 2 alin. (2) lit. f) OUG nr. 8/2009). Practic, dacă clientul plătește cu un tichet de 50 lei o consumație de 45 lei, hotelul nu are voie să dea rest 5 lei în numerar — diferența rămâne, de regulă, în avantajul unității afiliate sau se gestionează prin alte reguli contractuale cu emitentul, nu prin restituire cash.
Comisionul perceput de intermediari
Dacă hotelul acceptă tichetele prin intermediul unei agenții de turism, comisionul maxim perceput de agenția de turism, în calitate de unitate afiliată, nu poate depăși 10% din valoarea pachetului de servicii oferit utilizatorilor tichetelor de vacanță (art. 4 alin. (2) OUG nr. 8/2009).
Înregistrarea contabilă la hotel
Tichetul primit de la client, la momentul prestării serviciului (cazare, alimentație etc.), se tratează exact ca un instrument de decontare — nu ca numerar propriu-zis, ci ca o creanță asupra emitentului de tichete:
- la prestarea serviciului/emiterea facturii: 4111 „Clienți" = 704/706/707 (venitul din serviciile prestate, cu TVA colectată aferentă);
- la primirea tichetului drept plată: 5328 „Alte valori" (sau un analitic pentru tichete de vacanță) = 4111, pentru stingerea creanței față de client prin tichet;
- la decontarea periodică a tichetelor cu emitentul (de regulă emitentul plătește hotelul, reținând comisionul contractual): 5121 = 5328, cu eventuala diferență de comision înregistrată la cheltuieli (622/627, după politica firmei).
Ce nu trebuie confundat
Deductibilitatea tichetelor de vacanță acordate angajaților proprii ai hotelului (dacă hotelul e, la rândul lui, angajator care oferă tichete de vacanță propriilor salariați) e un subiect separat, guvernat de art. 3 alin. (3) OUG nr. 8/2009 — plafon de deducere de 6 salarii de bază minime brute pe țară per angajat/an și scutire de impozit pe venit și contribuții sociale pentru salariat. Nu se confundă cu tratamentul tichetelor încasate ca mijloc de plată de la clienți, care e o operațiune comercială obișnuită de decontare, nu un beneficiu salarial.