Cât timp poate organul fiscal să rețină documentele originale ale firmei?
Cel mult 30 de zile. În cazuri excepționale, cu aprobarea conducătorului organului fiscal, perioada se poate prelungi cu cel mult 90 de zile, deci în total cel mult 120 de zile. Reținerea are un scop precis: protejarea documentelor împotriva înstrăinării sau distrugerii. Pe toată durata ei, firma are dreptul să ceară copii ale documentelor reținute.
Pentru contabil, reținerea originalelor nu suspendă obligațiile curente ale firmei: înregistrări, declarații, inventariere. De aceea contează documentul care consemnează exact ce s-a luat, ca firma să poată cere imediat copiile de care are nevoie.
Temeiul legal
„Organul fiscal are dreptul să rețină, în scopul protejării împotriva înstrăinării sau distrugerii, indiferent de mediul în care sunt stocate, documente, acte, înscrisuri, registre și documente financiar-contabile în original sau orice element material care face dovada stabilirii, înregistrării și achitării obligațiilor fiscale de către contribuabil/plătitor, pe o perioadă de cel mult 30 de zile. în cazuri excepționale, cu aprobarea conducătorului organului fiscal, perioada de reținere poate fi prelungită cu cel mult 90 de zile. Contribuabilul/plătitorul are dreptul să solicite copii ale documentelor reținute atât timp cât acestea sunt în posesia organului fiscal." — Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015), art. 64 alin. (3) (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
„Dovada reținerii documentelor prevăzute la alin. (3) o constituie actul întocmit de organul fiscal, în care sunt specificate toate elementele necesare individualizării probei sau dovezii respective, precum și mențiunea că aceasta a fost reținută, potrivit dispozițiilor legale, de către organul fiscal. Actul se întocmește în două exemplare și se semnează de organul fiscal și de contribuabil/plătitor, un exemplar comunicându-i-se contribuabilului/plătitorului." — Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015), art. 64 alin. (4) (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
Ce reiese din text:
- Durata standard: cel mult 30 de zile.
- Prelungirea: doar în cazuri excepționale, cu aprobarea conducătorului organului fiscal, cu cel mult 90 de zile. Legea nu definește „cazurile excepționale", așa că e firesc ca firma să întrebe de aprobarea conducătorului organului fiscal.
- Ce se poate reține: documente, registre, documente financiar-contabile în original sau orice element material care dovedește stabilirea, înregistrarea și plata obligațiilor fiscale, „indiferent de mediul în care sunt stocate". Textul acoperă deci și suporturile electronice.
- Scopul: protejarea împotriva înstrăinării sau distrugerii. Reținerea nu e o simplă comoditate a controlului.
- Copiile: firma le poate cere cât timp originalele sunt la organul fiscal.
- Actul de reținere: se întocmește în două exemplare, individualizează fiecare document și se semnează de ambele părți. Un exemplar rămâne la firmă.
- Înscrisurile predate voluntar: originalele puse la dispoziție de firmă pentru stabilirea stării de fapt se înapoiază. Organul fiscal păstrează doar copii ale înscrisurilor relevante fiscal, certificate de firmă ca fiind conforme cu originalul (art. 64 alin. (5)).
Calculul exact al zilelor urmează regulile generale de calcul al termenelor la care trimite Codul de procedură fiscală. Datele din exemplu sunt orientative.
La un control din 2 februarie 2026, organul fiscal reține de la SC Exemplu SRL originalele registrului-jurnal și 140 de facturi de achiziție din 2025. Se întocmește actul de reținere în două exemplare, cu lista documentelor.
- Termenul standard: 30 de zile de la reținere, adică în jurul datei de 4 martie 2026.
- Pe 25 februarie, organul fiscal comunică o prelungire cu 60 de zile, aprobată de conducătorul său. Noul termen se împlinește în jurul datei de 3 mai 2026, sub plafonul legal de 30 + 90 = 120 de zile.
- Între timp, contabilul cere copii după 12 facturi necesare pentru pregătirea decontului de TVA și le primește.
Ce se greșește în practică
- Documentele sunt predate fără act de reținere sau cu o listă generală („facturi 2025"), care nu individualizează ce s-a luat.
- Firma nu urmărește termenul de 30 de zile și nu întreabă de aprobarea prelungirii.
- Nu se cer copii, deși firma are nevoie de documente pentru declarații sau pentru propria apărare.
- Originalele predate voluntar pentru stabilirea stării de fapt nu sunt cerute înapoi, deși legea prevede înapoierea lor.
Ce face iConta.eu
iConta.eu păstrează evidența electronică a firmei. Facturile emise și primite, inclusiv cele preluate din e-Factura, notele contabile validate, balanța și declarațiile depuse rămân accesibile în aplicație și când originalele pe hârtie sunt reținute de organul fiscal. Aplicația nu ține evidența documentelor reținute și nici termenul de restituire. Contabilul le urmărește pe baza actului de reținere.