Cât timp trebuie păstrate documentele pentru un eventual control fiscal?
Regula de bază pentru arhivarea documentelor contabile e de 5 ani, dar câteva categorii de documente au termene mai lungi — iar documentele care justifică declarațiile fiscale trebuie păstrate cel puțin cât durează dreptul organului fiscal de a le verifica, care poate fi și el prelungit în anumite situații.
Temeiul legal
„Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii." — Legea contabilității nr. 82/1991 (republicată), art. 25 (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
- Documentele justificative și registrele de contabilitate (facturi, note contabile, registrul-jurnal, cartea mare) se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie al anului următor celui în care s-au întocmit — inclusiv statele de salarii.
- Situațiile financiare anuale au un termen de păstrare mai lung: 10 ani (Legea 82/1991, art. 35 alin. (3)).
- Termenul de 5 ani de arhivare corespunde, ca durată, cu termenul general de prescripție a dreptului organului fiscal de a stabili creanțe fiscale, tot 5 ani (Codul de procedură fiscală, art. 110 alin. (1)), care începe să curgă de la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația fiscală (art. 110 alin. (2)).
- Acest termen de prescripție poate fi suspendat în anumite situații — de exemplu, pe toată perioada în care un contribuabil e declarat inactiv fiscal (art. 111 alin. (2) lit. d) CPF) — ceea ce prelungește, în fapt, perioada în care documentele justificative rămân relevante pentru un eventual control.
- Documentele care stau la baza declarațiilor obținerii unui drept de deducere sau al unei scutiri (documente justificative fiscale, în sensul art. 72 CPF) trebuie păstrate cel puțin până la expirarea acestui termen — o ștergere prematură ar lipsi firma de proba necesară la un control ulterior.
Ce se greșește în practică
- Se șterg sau se arhivează necorespunzător documentele imediat după depunerea declarației aferente, fără să se aștepte termenul de 5 ani de la 1 iulie al anului următor exercițiului financiar — termenul de arhivare se calculează de la o dată fixă, nu de la data documentului.
- Se tratează toate documentele la fel, cu un singur termen — situațiile financiare anuale au un termen de păstrare dublu (10 ani) față de documentele justificative curente (5 ani).
- Se ignoră faptul că termenul de prescripție fiscală se poate suspenda (de exemplu, în perioada de inactivitate fiscală) — o firmă care a fost declarată inactivă un timp trebuie să păstreze documentele o perioadă efectiv mai lungă decât 5 ani calendaristici.
Ce face iConta.eu
iConta.eu păstrează facturile, notele contabile și declarațiile generate în aplicație pe durata în care contul rămâne activ, dar aplicația nu calculează sau nu afișează explicit termenul legal de arhivare de 5, respectiv 10 ani pentru fiecare categorie de document — respectarea acestor termene, inclusiv păstrarea documentelor și după eventuala încetare a folosirii aplicației, rămâne responsabilitatea firmei, conform Legii 82/1991.