Cum construiesc un dosar electronic pentru un eventual control fiscal?
Nu există o listă oficială, unică, de „documente acceptate la control" — ceea ce există e un principiu legal clar: documentele justificative și evidențele contabile ale contribuabilului constituie probă la stabilirea bazei de impozitare, iar sarcina de a dovedi actele și faptele declarate revine contribuabilului, nu organului fiscal.
Temeiul legal
„Documentele justificative și evidențele contabile ale contribuabilului/plătitorului constituie probe la stabilirea bazei de impozitare." — Legea 207/2015 (Codul de procedură fiscală), art. 72 (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
- Art. 73 alin. (1) CPF completează principiul: „Contribuabilul/Plătitorul are sarcina de a dovedi actele și faptele care au stat la baza declarațiilor sale și a oricăror cereri adresate organului fiscal." — dovada aparține firmei, nu invers.
- Contribuabilul are, pe toată durata inspecției fiscale, dreptul de a beneficia de asistență de specialitate sau juridică (art. 124 alin. (3) CPF), iar înaintea unei decizii are dreptul de a fi ascultat și de a-și exprima punctul de vedere (art. 9, cu excepțiile limitativ enumerate la alin. (2)).
- Pentru operațiuni al căror scop economic e contestat, autoritățile fiscale pot ajusta efectele fiscale sau reîncadra forma tranzacției, dar organul fiscal e obligat să motiveze în fapt decizia de impunere emisă (Cod fiscal, art. 11 alin. (1)) — ceea ce înseamnă că un dosar bine documentat (contracte, corespondență, dovezi de livrare/prestare) reduce riscul unei reîncadrări nemotivate corect sau ușor contestabile.
- Nu există în legislația fiscală o listă exhaustivă a documentelor „obligatorii" pentru un dosar de control — conținutul concret (contracte, facturi, rapoarte de lucru, dovezi de transport, corespondență comercială) depinde de natura fiecărei operațiuni și e o chestiune de practică de audit, nu de text de lege.
Ce se greșește în practică
- Se așteaptă ca organul fiscal să demonstreze că o cheltuială sau o operațiune nu e reală — sarcina probei revine, potrivit art. 73 alin. (1), contribuabilului, nu invers.
- Se construiește un „dosar" doar din facturi, fără documentele care demonstrează realitatea economică a tranzacției (contracte, corespondență, dovezi de livrare) — facturile singure, fără dovezi suplimentare, pot fi insuficiente când organul fiscal contestă realitatea unei operațiuni.
- Se caută o listă oficială, unică, de documente „acceptate la control" — nu există un asemenea text normativ; ce există sunt principiile generale ale sarcinii probei (art. 72-73 CPF) și dreptul de a fi ascultat (art. 9 CPF), aplicate de la caz la caz.
Ce face iConta.eu
iConta.eu păstrează facturile emise și primite, notele contabile și declarațiile generate în aplicație, care formează o parte a evidenței ce poate servi drept probă potrivit art. 72 CPF. Aplicația nu are o funcție dedicată de „construire a unui dosar electronic de control fiscal" — nu există un export sau un pachet documentar specific gândit pentru pregătirea unui control ANAF, dincolo de accesul obișnuit la facturile, notele și declarațiile stocate. Contabilul rămâne cel care adună, în afara aplicației, documentele suplimentare relevante (contracte, corespondență, dovezi de transport) necesare pentru a susține realitatea unei operațiuni în fața organului fiscal.