Cât timp rămân facturile disponibile pentru descărcare în SPV?
Actele normative din acest corpus nu conțin un termen explicit privind numărul de zile în care o factură rămâne disponibilă pentru descărcare în sistemul RO e-Factura — acesta e un parametru tehnic-operațional al platformei ANAF, nu o regulă fixată prin lege sau ordin identificată în sursele verificate aici. Ce e sigur, în schimb, e obligația legală independentă a firmei de a-și arhiva propriile documente justificative, care nu depinde de cât timp le păstrează ANAF în portal.
Temeiul legal
„(7) Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura." — OUG 120/2021, art. 4 alin. (7) (sursă: anaf_surse/oug_120_2021.txt)
„Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii." — Legea 82/1991, art. 25 (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Ce se poate afirma cu certitudine, pe baza acestor două texte:
- Legea leagă momentul comunicării facturii de momentul la care ea devine disponibilă pentru descărcare (art. 4 alin. (7)) — dar nu am identificat, în sursele consultate, un text care să stabilească explicit până când rămâne factura accesibilă în platformă pentru redescărcare ulterioară.
- Independent de politica tehnică a platformei RO e-Factura, firma are obligația legală, de sine stătătoare, de a păstra facturile ca documente justificative timp de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite (Legea 82/1991, art. 25).
- Practic, disponibilitatea temporară a facturii în portalul ANAF nu poate fi singura sursă de arhivare a firmei — indiferent cât timp rămâne accesibilă acolo, obligația de păstrare pe cei 5 ani rămâne a firmei, care trebuie să descarce și să-și constituie propria arhivă.
Ce se greșește în practică
- Se contează pe SPV ca arhivă permanentă pentru facturi, fără o descărcare și o arhivare proprie, ceea ce expune firma la riscul de a nu avea acces la documentul justificativ dacă platforma nu îl mai afișează.
- Se confundă termenul de arhivare legală (5 ani, Legea 82/1991) cu o eventuală fereastră tehnică de descărcare din SPV — sunt lucruri diferite, chiar dacă amândouă privesc "cât timp am acces la factură".
- Se amână descărcarea facturilor primite prin RO e-Factura, presupunând că vor rămâne oricând disponibile — fără un temei legal confirmat pentru această presupunere, riscul practic e real.
Ce face iConta.eu
iConta.eu descarcă automat, printr-un fir dedicat conectat la conectorul SPV/ANAF, facturile primite prin RO e-Factura de la furnizori, le inserează ca ciornă în evidența proprie și le păstrează în baza de date a firmei — astfel încât arhivarea nu depinde de fereastra tehnică de disponibilitate din portalul ANAF. Facturile trec printr-un proces de validare manuală (four-eyes) înainte de a fi asociate unei cheltuieli.