Cum se tratează diferența de preț la schimbarea unui produs comandat online?
Dreptul consumatorului de a schimba un produs comandat online e o chestiune de protecția consumatorului, reglementată în afara legislației fiscale. Ce rămâne, din perspectivă contabilă, este o singură întrebare: ce document justifică diferența de preț și cum se reflectă ea în evidență.
Temeiul legal
„(1) Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. (2) Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Practic, indiferent de motivul comercial al schimbului (mărime greșită, produs neconform, decizie a clientului), înregistrarea contabilă trebuie să pornească de la documentul care confirmă operațiunea reală:
- Dacă produsul nou are o valoare mai mare, diferența se facturează suplimentar către client, pe baza documentului de schimb (notă de schimb, factură de completare).
- Dacă produsul nou are o valoare mai mică, diferența se restituie clientului sau se emite o factură storno/o notă de credit pentru diferență, în funcție de politica firmei și de modul în care s-a făcut încasarea inițială.
- Orice ajustare de venit trebuie să aibă, la bază, un document justificativ propriu — o simplă notă internă, fără corespondent în evidența de vânzări, nu poate sta la baza înregistrării diferenței.
Ce se greșește în practică
- Se anulează factura inițială și se emite una nouă pentru tot produsul schimbat, în loc să se emită doar documentul pentru diferența de preț — ceea ce distorsionează inutil evidența vânzărilor și, dacă produsul a fost deja livrat/consumat, poate crea probleme de stoc.
- Se compensează diferența „pe sub masă", prin ajustarea manuală a soldului clientului, fără un document justificativ care să susțină operațiunea în contabilitate.
- Se confundă schimbul de produs (drept al consumatorului, reglementat separat de legislația privind protecția consumatorilor) cu o simplă corecție de eroare de facturare, care are alt tratament contabil.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu oferă evidența facturării și a notelor de credit/debit pentru corecții de preț, pe baza documentelor introduse de utilizator, dar nu are o funcționalitate dedicată proceselor de retur/schimb din comerțul electronic (nu se integrează cu fluxul de retur al unui magazin online și nu generează automat documentul de diferență). Emiterea documentului corect pentru diferența de preț, la schimbul unui produs, rămâne o operațiune introdusă manual de contabil, pe baza politicii comerciale a firmei.