Cum tratez avansurile de la clienți la stocuri
Un avans încasat de la un client, pentru livrarea viitoare a unor bunuri din stoc, urmează mecanismul obișnuit de avans client — contul de pasiv 419, nu un tratament special legat de gestiunea de stocuri.
Temeiul legal
„Contul 419 «Clienți - creditori» [...] Cu ajutorul acestui cont se ține evidența clienților - creditori, reprezentând avansurile încasate de la clienți. Contul 419 «Clienți - creditori» este un cont de pasiv. În creditul contului 419 [...] se înregistrează: - sumele facturate clienților reprezentând avansuri pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii (411);" — OMFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea reglementărilor contabile
Cum se înregistrează
La încasarea avansului, se generează nota 4111 = 419 + 4427 — mecanismul de avans încasat nu diferențiază după natura livrării (bunuri de natura stocurilor sau servicii); toate avansurile de la clienți urmează aceeași notă. (Diferențierea pe tip de destinație — stocuri, servicii, imobilizări — există doar pentru avansurile date furnizorilor, pe conturile 4091–4094, nu pentru avansurile primite de la clienți.)
La livrarea efectivă a bunurilor din stoc, se emite factura finală, iar avansul se regularizează prin inversarea notei: 419 = 4111, 4427 = 4111. Descărcarea de gestiune a stocului livrat urmează procesul obișnuit de vânzare, separat de mecanismul de avans.
Ce se greșește în practică
- Se caută un cont sau o notă contabilă specifică pentru „avans la stocuri", separată de avansul general de la clienți — nu există o asemenea distincție pentru avansurile încasate; mecanismul e unul singur, indiferent de tipul bunului.
- Se descarcă gestiunea stocului la momentul încasării avansului, înainte de livrarea efectivă a mărfii — descărcarea de gestiune trebuie să corespundă livrării reale, nu încasării banilor.
- Se omite regularizarea avansului la facturarea finală, lăsând suma pe contul 419 nedecontată, deși marfa a fost deja livrată și facturată.
Ce face iConta.eu
iConta.eu tratează avansul încasat de la un client pentru bunuri de natura stocurilor cu același mecanism general de avans client: notă de avans (4111 = 419 + 4427) la încasare, regularizare la facturarea finală. Nu există o notă contabilă sau un cont distinct pentru avansurile aferente stocurilor — diferențierea pe destinație (stocuri/servicii/imobilizări) există doar pe partea de avansuri date furnizorilor, nu pe cea de avansuri primite de la clienți.