Cum tratez fiscal cheltuielile estimate pentru care factura nu a sosit?
Marfa a ajuns, serviciul a fost prestat, dar factura furnizorului încă nu e în mână — situație obișnuită la închiderea unei luni sau a anului. Reglementările contabile nu permit amânarea cheltuielii până la sosirea facturii: ea trebuie recunoscută în perioada în care s-a produs, nu în cea în care apare documentul.
Temeiul legal
„(1) Principiul contabilității de angajamente. Efectele tranzacțiilor și ale altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacțiile și evenimentele se produc (și nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit) și sunt înregistrate în contabilitate și raportate în situațiile financiare ale perioadelor aferente. (2) Trebuie să se țină cont de veniturile și cheltuielile aferente exercițiului financiar, indiferent de data încasării veniturilor sau data plății cheltuielilor. Astfel, se vor evidenția în conturile de venituri și creanțele pentru care nu a fost întocmită încă factura (contul 418 «Clienți - facturi de întocmit»), respectiv în conturile de cheltuieli sau bunuri, datoriile pentru care nu s-a primit încă factura (contul 408 «Furnizori - facturi nesosite»). În toate cazurile, înregistrarea în aceste conturi se efectuează pe baza documentelor care atestă livrarea bunurilor, respectiv prestarea serviciilor (de exemplu, avize de însoțire a mărfii, situații de lucrări etc.)." — OMFP nr. 1802/2014, Reglementările contabile, pct. 53 alin. (1)-(2) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Ce presupune aplicarea corectă a principiului:
- Cheltuiala se înregistrează în luna/exercițiul în care marfa a fost primită sau serviciul a fost prestat, chiar dacă factura furnizorului ajunge ulterior — nu se așteaptă factura pentru a recunoaște datoria.
- Înregistrarea se face în contul 408 „Furnizori - facturi nesosite", pe baza documentelor care atestă efectiv livrarea sau prestarea (aviz de însoțire a mărfii, proces-verbal de recepție, situație de lucrări), nu pe o estimare arbitrară.
- La sosirea facturii reale, suma din 408 se regularizează cu suma facturată — eventualele diferențe (de preț, cantitate) se ajustează în perioada în care apare factura, fără să afecteze retroactiv perioada în care a fost recunoscută cheltuiala estimată.
Ce se greșește în practică
- Se amână recunoașterea cheltuielii până la sosirea facturii, ceea ce denaturează rezultatul lunii/exercițiului în care marfa a fost efectiv primită sau serviciul prestat.
- Se înregistrează cheltuiala estimată fără niciun document justificativ de livrare/prestare (aviz, proces-verbal), bazându-se doar pe o comandă sau pe o estimare verbală.
- Nu se regularizează ulterior contul 408 la sosirea facturii reale, lăsând solduri nejustificate în acest cont de la o lună la alta.
Ce face iConta.eu
iConta.eu oferă evidența contabilă generală, cu introducerea de note contabile pentru orice operațiune, inclusiv pe conturile 418 și 408. La data acestui ghid, nu am găsit în cod o funcționalitate dedicată care să genereze automat nota de „factură nesosită" pornind de la un document de recepție (NIR, aviz de însoțire) fără factură atașată și să urmărească ulterior regularizarea ei la sosirea facturii reale — înregistrarea și urmărirea acestor situații rămân în sarcina contabilului.