Ce verifică ANAF la soldurile vechi de clienți și furnizori?
Un sold de client sau furnizor care rămâne neschimbat în balanță de la un an la altul, fără nicio mișcare (nici încasare, nici plată, nici corecție), e unul dintre semnalele clasice urmărite la un control fiscal: fie firma a uitat să stingă o creanță/datorie reală, fie soldul ascunde o operațiune care nu a fost corect reflectată — venituri neîncasate niciodată real, facturi fictive, sau datorii care ar fi trebuit stornate.
Temeiul legal
„Contribuabilul/Plătitorul sau altă persoană împuternicită de acesta are obligația de a furniza organului fiscal informațiile necesare pentru determinarea stării de fapt fiscale. în același scop, organul fiscal are dreptul să solicite informații și altor persoane cu care contribuabilul/plătitorul are sau a avut raporturi economice sau juridice, iar acestea au obligația de a furniza informațiile solicitate. Informațiile furnizate de alte persoane se iau în considerare numai în măsura în care sunt confirmate și de alte mijloace de probă." — Legea 207/2015, art. 58 (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
Ce urmărește, concret, un control pe solduri vechi:
- Organul fiscal poate cere lămuriri direct firmei despre natura și vechimea soldului, dar are și dreptul să solicite confirmarea de la partenerul însuși (clientul sau furnizorul cu soldul respectiv) — o discrepanță între ce declară cele două părți e un semnal puternic.
- Informația primită de la partener „se ia în considerare numai în măsura în care e confirmată și de alte mijloace de probă" (art. 58, ultima teză) — deci nici declarația unilaterală a firmei, nici cea a partenerului nu sunt suficiente singure, ci trebuie coroborate cu documentele (facturi, contracte, extrase de cont).
- Dreptul general de la art. 7 alin. (3) Cod de procedură fiscală („organul fiscal este îndreptățit să examineze, din oficiu, starea de fapt") acoperă și verificarea motivului pentru care un sold nu s-a mișcat — de exemplu, dacă o creanță ar fi trebuit deja scoasă din evidență ca nerecuperabilă sau dacă o datorie veche ar fi trebuit reconsiderată ca venit.
- Vechimea excesivă a unui sold, fără documentație care să explice de ce a rămas deschis, ridică suspiciunea de operațiuni fictive (facturi emise fără livrare/prestare reală, sau invers, achiziții „umflate" pentru deducere de TVA/cheltuieli) — exact tipul de discrepanță pe care compararea între declarațiile firmei și informațiile de la parteneri o poate scoate la iveală.
Ce se greșește în practică
- Se lasă solduri vechi „așa cum sunt" în balanță, ani la rând, fără nicio notă explicativă sau documentație care să justifice de ce nu s-au stins — la control, absența explicației e interpretată ca lipsă de control intern, nu ca detaliu minor.
- Se presupune că un sold vechi „nu contează" dacă suma e mică — vechimea și lipsa de mișcare contează la fel de mult ca valoarea, pentru că indică o problemă de evidență, indiferent de mărime.
- Se ignoră necesitatea de a reconcilia periodic soldurile pe fiecare partener (nu doar sinteticul 4111/401 din balanță), ceea ce face imposibilă identificarea rapidă a soldurilor „blocate" înainte ca un inspector să le găsească el.
Ce face iConta.eu
iConta.eu permite importul și reconcilierea soldurilor pe fiecare partener (client/furnizor), comparând suma soldurilor individuale cu soldul sintetic din balanță (conturile 4111 și 401) — o verificare informativă, nu blocantă, care semnalează neconcordanțele, dar lasă decizia finală contabilului. Aplicația nu are un raport dedicat de vechime a soldurilor (aging report) și nu calculează automat termenele de prescripție sau momentul la care o creanță/datorie veche ar trebui reclasificată — identificarea soldurilor „blocate" de mult timp și decizia despre ce se face cu ele rămân o analiză manuală, pe baza balanței și a listei de parteneri din aplicație.