Cum se verifică dacă o cheltuială aparține șantierului corect?
Cu mai multe șantiere active, greșeala de a eticheta o cheltuială pe centrul de cost greșit (sau de a o lăsa neetichetată) denaturează costul fiecărei lucrări. Verificarea corectitudinii se face la nivel de linie de notă, nu la nivel de notă întreagă.
Temeiul legal
„(6) Persoanele prevăzute la alin. (1)-(4) organizează și conduc, după caz, și contabilitatea de gestiune, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens."
— Legea contabilității nr. 82/1991, art. 1 alin. (6)
Alocarea corectă a cheltuielilor pe centre de cost este contabilitate de gestiune — o disciplină internă, fără o procedură de verificare impusă de lege. Corectitudinea ei se verifică prin instrumentele de raportare disponibile, nu printr-o obligație normativă.
Ce se greșește în practică
- Se verifică doar antetul notei, nu liniile ei — centrul de cost se atribuie pe fiecare linie în parte, deci o notă poate avea unele linii corect alocate și altele nu, sau alocate pe centre diferite.
- Se consideră „nealocat" ca fiind mereu o eroare — pentru notele generate automat (amortizare, salarii, bancă, facturi), lipsa centrului de cost este comportamentul implicit al aplicației, nu un bug; alocarea trebuie făcută manual, dacă e nevoie.
- Se ignoră raportul „realizat pe centru" ca instrument de control — el arată exact ce a fost alocat pe fiecare centru și cât a rămas nealocat, pentru orice interval de date.
Ce face iConta.eu
La editarea unei note manuale din Registrul jurnal, fiecare linie are un selector propriu de centru de cost, populat din nomenclatorul de centre active ale firmei — verificarea corectitudinii se face vizual, linie cu linie, la momentul înregistrării sau al revizuirii notei.
Pentru o verificare la nivel de ansamblu, raportul „realizat pe centru" adună, pentru orice interval de–pana ales, cheltuielile (clasa 6) și veniturile (clasa 7) din notele validate, grupate pe fiecare centru — inclusiv centrele fără activitate în perioadă, afișate cu zero — plus o linie separată „nealocat", cu sumele din note validate care nu poartă niciun centru. Compararea sumei „nealocat" cu așteptările contabilului (de exemplu: „ar trebui să fie aproape zero, pentru că am alocat tot") este modul practic de a detecta cheltuieli scăpate sau alocate greșit.