Cum verifici contul 5311 cu registrul de casă?
Verificarea se face pe trei cifre: soldul, rulajul debitor și rulajul creditor. Pentru luna verificată, soldul debitor al contului 5311 din balanță trebuie să fie egal cu soldul din registrul de casă în lei din ultima zi a lunii. Rulajul debitor trebuie să fie egal cu totalul încasărilor din registru, iar rulajul creditor cu totalul plăților. Dacă una dintre ele nu se potrivește, există o operațiune de casă înregistrată doar într-una dintre cele două evidențe sau înregistrată greșit.
De ce trebuie să coincidă
Potrivit OMFP 2634/2015, anexa 2, registrul de casă (cod 14-4-7A) servește ca document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar, ca document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă și ca document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Registrul se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți.
OMFP 1802/2014 definește contul 531 „Casa" drept contul în care se ține evidența numerarului aflat în casieria entității și a mișcării acestuia. Soldul lui „reprezintă numerarul existent în casierie". Registrul și contul descriu aceeași realitate, deci diferența corectă dintre ele este zero.
Ce comparație faci
Modelul registrului are rubrica „Contul casa". Registrul în lei se compară cu 5311, iar registrul în valută (cod 14-4-7/aA) cu 5314. Nu amesteca cele două.
| Registrul de casă (lei) | Contul 5311 din balanță |
|---|---|
| Sold ziua precedentă, prima zi a lunii | Sold inițial debitor |
| Total încasări în lună | Rulaj debitor al lunii |
| Total plăți în lună | Rulaj creditor al lunii |
| Sold ultima zi a lunii | Sold final debitor |
Exemplu numeric
Registrul de casă pe martie arată: sold la 1 martie 2.300 lei, încasări 41.500 lei, plăți 40.900 lei, sold la 31 martie 2.900 lei. În balanță, 5311 are rulaj debitor 43.100 lei și rulaj creditor 40.900 lei, deci sold final 4.500 lei.
Diferența de 1.600 lei stă în rulajul debitor. Cauza tipică: un raport Z în care încasarea cu cardul a fost înregistrată integral pe 5311, deși banii nu au intrat în casierie. OMFP 1802/2014 prevede debitarea contului 531 cu sumele încasate din vânzări (707, 4427), deci doar partea încasată efectiv în numerar are ce căuta acolo.
Cauze frecvente de nepotrivire
- Transferuri cu banca înregistrate direct. Potrivit OMFP 1802/2014, depunerile și ridicările de numerar trec prin contul 581. Dacă 581 nu se soldează, una dintre cele două înregistrări lipsește.
- Avansuri de trezorerie. Avansul acordat creditează 531 prin 542, iar restituirea neutilizată îl debitează. Decontul cheltuielilor nu mai atinge casa.
- Documente anulate. Chitanța greșită se anulează și rămâne în carnet (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 15). Dacă a fost totuși înregistrată în contabilitate, apare o diferență.
- Mai multe casierii. Legea nr. 70/2015, art. 7, aplică plafoanele pe fiecare casierie în parte. Fiecare casierie are registrul ei, iar 5311 trebuie urmărit pe analitice corespunzătoare.
Pași practici
- Tipărește sau exportă registrul de casă pe lună și balanța analitică a contului 5311.
- Compară soldul de început. Dacă nu se potrivește, problema vine din luna anterioară.
- Compară rulajele. Apoi caută diferența zi cu zi, pe soldurile zilnice din registru.
- Corectează în contabilitate prin stornare, iar în registru potrivit anexei 1, pct. 14: tai cu o linie, scrii corect, semnezi și datezi.
- Verifică la final că 581 are sold zero.
De reținut
- Sold final 5311 = sold din registrul de casă în lei din ultima zi a lunii.
- Rulaj debitor = total încasări; rulaj creditor = total plăți.
- 5314 se verifică separat, cu registrul de casă în valută.
- Diferențele vin de regulă din încasări cu cardul trecute prin casă, din 581 nesoldat sau din documente anulate.