Cum se amortizează costurile de dezvoltare?
Nu orice cheltuială legată de dezvoltarea unui produs, unei tehnologii sau a unui software intern se amortizează ca activ. Reglementările contabile fac o distincție clară între faza de cercetare (cheltuială a perioadei) și faza de dezvoltare (care poate deveni imobilizare necorporală, dacă sunt îndeplinite anumite condiții), iar durata de amortizare este ea însăși limitată de lege.
Temeiul legal
„182. - (1) Cheltuielile de dezvoltare se amortizează pe durata de utilizare sau pe perioada contractului, după caz. (2) În cazul în care durata contractului sau durata de utilizare depășește 5 ani, durata de amortizare a cheltuielilor de dezvoltare nu poate depăși 10 ani." — OMFP nr. 1802/2014, Reglementări contabile, pct. 182 alin. (1)-(2) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Din reglementări rezultă întregul mecanism, nu doar durata de amortizare:
- Recunoașterea ca imobilizare nu este automată: „o imobilizare necorporală provenită din dezvoltare (sau din faza de dezvoltare a unui proiect intern) trebuie recunoscută dacă, și numai dacă, o entitate poate demonstra" îndeplinirea criteriilor din pct. 167 (fezabilitate tehnică, intenția și capacitatea de a finaliza activul, capacitatea de a-l utiliza sau vinde, existența unei piețe sau a unei utilizări interne, resurse disponibile pentru finalizare, posibilitatea de a evalua fiabil costul).
- Cheltuielile din faza de cercetare, precum și cele care nu îndeplinesc criteriile de recunoaștere din faza de dezvoltare, se recunosc drept cheltuieli ale perioadei în care sunt suportate (pct. 171), nu se capitalizează.
- Durata de amortizare: regula generală este durata de utilizare sau perioada contractului aferent; dacă această durată depășește 5 ani, amortizarea nu poate fi întinsă pe mai mult de 10 ani (pct. 182 alin. (2)).
- Restricție la distribuirea profitului: cât timp cheltuielile de dezvoltare capitalizate nu sunt integral amortizate, firma nu poate distribui profit, cu excepția cazului în care rezervele disponibile și profitul reportat acoperă cel puțin valoarea neamortizată (pct. 184) — o regulă des ignorată la firmele care capitalizează costuri de dezvoltare software.
Ce se greșește în practică
- Se capitalizează automat orice cheltuială legată de un „proiect nou" (inclusiv cercetare exploratorie), fără verificarea celor șase criterii cumulative din faza de dezvoltare — ceea ce duce la o imobilizare necorporală recunoscută greșit.
- Se stabilește o durată de amortizare arbitrară (de exemplu 3 ani „standard"), fără legătură cu durata reală de utilizare a activului sau cu durata contractului, deși legea leagă explicit durata de aceste elemente.
- Se distribuie dividende fără verificarea condiției de la pct. 184, deși cheltuielile de dezvoltare capitalizate nu sunt încă integral amortizate și rezervele disponibile nu acoperă diferența.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu nu are un modul dedicat pentru identificarea automată a cheltuielilor de dezvoltare eligibile pentru capitalizare sau pentru calculul specific al duratei lor de amortizare (distinctă de amortizarea standard a mijloacelor fixe) — contabilul evaluează manual dacă o cheltuială îndeplinește criteriile de recunoaștere ca imobilizare necorporală, stabilește durata de amortizare conform regulilor de mai sus și înregistrează activul și planul de amortizare corespunzător.