Poate asociatul plăti cheltuielile firmei din banii personali?
Da — este o situație frecventă, mai ales la firmele nou-înființate sau cu probleme temporare de lichiditate: asociatul plătește din buzunarul propriu o factură, o taxă sau un abonament al firmei. Din punct de vedere contabil, suma devine o datorie a firmei față de asociat (un împrumut acordat pe bază de contract civil), nu un aport la capital și nu un venit al firmei, iar dacă asociatul percepe dobândă, aceasta se impozitează distinct.
Temeiul legal
„(2) Veniturile sub formă de dobânzi pentru depozitele la termen constituite, instrumentele de economisire dobândite, contractele civile încheiate se impun cu o cotă de 10% din suma acestora, impozitul fiind final, indiferent de data constituirii raportului juridic. [...] În situația sumelor primite sub formă de dobândă pentru împrumuturile acordate pe baza contractelor civile, calculul impozitului datorat de către plătitorii de venit se efectuează la momentul plății dobânzii." — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 97 alin. (2) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Practic, situația se descompune astfel:
- Suma plătită de asociat în numele firmei constituie un împrumut acordat societății pe baza unui contract civil — nu o operațiune reglementată separat de un act normativ special, ci de regulile generale de drept civil privind împrumutul (mutuum), coroborate cu evidența contabilă a decontărilor cu asociații.
- Dacă împrumutul este fără dobândă, nu se generează obligații fiscale suplimentare la nivelul asociatului pentru simpla restituire a sumei.
- Dacă firma plătește dobândă asociatului pentru acest împrumut, dobânda este un venit impozabil al persoanei fizice, supus cotei de 10%, impozit final, reținut de firmă la momentul plății dobânzii — art. 97 alin. (2).
- Restituirea sumei împrumutate către asociat nu este, ea însăși, impozabilă — reprezintă doar stingerea unei datorii a firmei, nu o distribuire de profit.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează suma plătită de asociat direct ca aport la capitalul social, fără hotărârea AGA de majorare de capital, deși, contabil și juridic, este vorba de o datorie a firmei (împrumut), nu de un aport, până la o eventuală decizie ulterioară de compensare cu capitalul.
- Se omite reținerea impozitului de 10% pe dobânda plătită asociatului, tratând suma plătită acestuia ca simplă restituire de capital, deși contractul de împrumut prevede dobândă.
- Se confundă acest împrumut „de la" asociat (care alimentează firma) cu situația inversă — firma care împrumută bani asociatului — supusă unor restricții specifice din Legea 31/1990 pentru societățile care distribuie dividende trimestrial fără regularizare.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un motor dedicat decontărilor cu asociații, care generează notele contabile pentru primirea împrumutului de la asociat (5121 = 4551) și pentru restituirea acestuia (4551 = 5121), precum și pentru dobânda datorată (666 = 4551), cu reținerea automată a impozitului de 10% pe venitul din dobândă al persoanei fizice (4551 = 446). Contabilul introduce suma și, opțional, dobânda convenită; aplicația nu evaluează dacă există un contract de împrumut valabil între asociat și firmă — acest aspect rămâne responsabilitatea contabilului/asociaților.