Checklist pentru închiderea casieriei lunar
Nicio normă nu cere un „proces-verbal de închidere lunară a casieriei". Totuși, la sfârșitul lunii apar mai multe obligații legale care trebuie verificate împreună: registrul de casă zilnic, reevaluarea casei în valută, plafoanele de numerar și concordanța cu balanța. Lista de mai jos le ia pe rând, cu temeiul fiecăreia.
1. Registrul de casă are o pagină pentru fiecare zi cu operațiuni
OMFP 2634/2015, anexa 2, cere întocmirea zilnică a registrului de casă (cod 14-4-7A), pe baza documentelor justificative de încasări și plăți, cu stabilirea soldului la sfârșitul fiecărei zile. Verifici trei lucruri: - nu există zile cu operațiuni fără pagină de registru; - soldul fiecărei zile se reportează ca „sold ziua precedentă" în ziua următoare; - niciun sold zilnic nu e negativ.
2. Documentele de casă sunt complete și numerotate
Anexa 1 la OMFP 2634/2015 cere ca fiecare document să aibă un număr de ordine sau o serie secvențială, stabilite de entitate. Controlezi că toate chitanțele și dispozițiile din lună au continuitate. Chitanțele anulate trebuie să rămână în carnet: la documentele cu care se primește sau se eliberează numerar nu se admit corecturi, iar documentul greșit se anulează și se păstrează (anexa 1, pct. 15).
3. Rapoartele Z sunt preluate integral
Potrivit anexei 2, când se folosesc case de marcat, veniturile din încasările zilnice se înregistrează pe baza raportului fiscal de închidere zilnică. În registrul de casă intră numai partea încasată în numerar. Rapoartele Z se arhivează 5 ani (OUG 28/1999, art. 4 alin. (8)).
4. Plafoanele de numerar nu au fost depășite
Legea nr. 70/2015 fixează următoarele limite: - încasări de la persoane juridice și asimilate: 5.000 lei pe zi de la o persoană (art. 3 alin. (1) lit. a)); - încasări de la persoane fizice: 10.000 lei pe zi de la o persoană (art. 4 alin. (1)); - plăți către persoane juridice: 5.000 lei pe zi către o persoană și cel mult 10.000 lei pe zi în total (art. 3 alin. (1) lit. c)).
Plafoanele se aplică pe fiecare casierie (art. 7). Încasările sau plățile fragmentate sunt interzise. Amenda este de 10% din suma care depășește plafonul, dar cel puțin 100 lei (art. 12 alin. (1)).
5. Avansurile de trezorerie sunt decontate sau urmărite
Plățile din avansuri spre decontare au un plafon zilnic de 5.000 lei pentru fiecare persoană care a primit avansul (art. 3 alin. (1) lit. e)). În plus, la data acordării, avansurile intră în calculul plafonului zilnic de plăți (art. 3 alin. (4)). La sfârșitul lunii, soldul contului 542 trebuie să corespundă avansurilor încă nedecontate, pe fiecare persoană.
6. Casa în valută este reevaluată
OMFP 1802/2014, pct. 303, cere evidență distinctă în lei și în valută. Pct. 304 alin. (3) cere evaluarea disponibilităților în valută la finele fiecărei luni, la cursul BNR din ultima zi bancară a lunii. Diferențele se înregistrează la 765 sau 665. Exemplu: 1.000 euro în casă, înregistrați la 5,05 lei, iar cursul din ultima zi bancară este 5,09 lei. Rezultă 40 lei, înregistrați 5314 = 765.
7. Balanța corespunde cu registrul
Soldul 5311 trebuie să fie egal cu soldul din registrul de casă din ultima zi, iar 5314 cu registrul în valută. Contul 581 trebuie să aibă sold zero: depunerile și ridicările de numerar trec prin el, potrivit funcțiunii contului 531 din OMFP 1802/2014.
De reținut
- Registru zilnic, fără goluri și fără sold negativ.
- Documente numerotate secvențial, iar cele anulate rămân în carnet.
- Plafoanele din Legea nr. 70/2015 se verifică pe fiecare persoană, zi și casierie.
- Casa în valută se reevaluează la cursul BNR din ultima zi bancară a lunii.
- La final: 5311 egal cu registrul, 581 cu sold zero.