Contabilitatea unei firme de catering: particularități
O firmă de catering pregătește preparate din rețete, exact ca un restaurant, dar de obicei pe bază de comenzi (evenimente, contracte), nu prin vânzare directă la masă. Contabil, mecanismul de bază — consum de ingrediente evaluat la costul mediu ponderat, descărcat din gestiune la momentul preparării — e același ca la orice altă activitate HoReCa.
Temeiul legal
„Costul de achiziție sau costul de producție al stocurilor din aceeași categorie și al tuturor elementelor fungibile se calculează prin aplicarea uneia din următoarele metode: a) metoda costului mediu ponderat — CMP." — OMFP nr. 1802/2014, pct. 96 alin. (1) lit. a)
Nu am găsit, în corpusul legal verificat, un regim contabil sau fiscal distinct pentru „firmă de catering" — activitatea se încadrează în regulile generale de evaluare a stocurilor (materii prime consumate la CMP) și de facturare a serviciilor/produselor livrate, ca orice altă activitate de producție/prestare de servicii.
Ce diferă, practic, față de un restaurant clasic
- Comenzi în avans, nu vânzare imediată — rețetele se descarcă la momentul pregătirii comenzii (evenimentul), nu la momentul plății finale, care poate fi ulterior sau chiar anticipat (avans).
- Cantități variabile pe eveniment — numărul de porții dintr-o rețetă poate fi mult mai mare decât la o comandă obișnuită de restaurant, dar mecanismul de calcul (cantitate/porție × porții) rămâne identic.
- Facturarea către client urmează regulile generale de facturare (eventual cu avans facturat separat de finalizarea comenzii), nu o regulă specifică de catering.
Ce se greșește în practică
- Se caută o funcționalitate sau un regim fiscal „de catering" separat, în loc să se aplice mecanismul general de rețetar și gestiune — nu există o asemenea distincție în reglementările verificate.
- Se descarcă gestiunea abia la încasarea facturii finale, deși consumul de ingrediente are loc la pregătirea comenzii — data descărcării ar trebui să corespundă cu momentul real al consumului, nu cu cel al încasării.
- Se ignoră avansurile încasate pentru evenimente viitoare, tratându-le direct ca venit, deși regulile generale de facturare a avansurilor se aplică la fel ca în orice altă activitate.
Ce face iConta.eu
iConta.eu tratează o firmă de catering cu același mecanism de rețetar folosit pentru orice preparat: ingrediente pe porție, descărcare de gestiune la costul mediu ponderat curent, notă contabilă ciornă generată automat. Aplicația nu are un flux distinct pentru comenzi în avans sau evenimente — numărul de porții și data descărcării se introduc manual, la momentul la care contabilul decide să înregistreze consumul comenzii respective, iar facturarea (inclusiv eventualele avansuri) se face separat, prin modulul general de facturare.