Cum se contabilizează diferențele dintre deviz și costurile reale ale unei lucrări?
Devizul nu e o înregistrare contabilă — e doar un document de estimare, folosit pentru ofertare și facturare. Contabilitatea urmărește costurile reale, pe măsură ce apar, iar diferența față de deviz nu se "corectează" ca o eroare, ci se reflectă direct în rezultatul lucrării.
De ce devizul nu are, el însuși, tratament contabil
Devizul e un instrument de negociere și planificare comercială — stabilește prețul către client și bugetul intern estimat de costuri. Contabilitatea nu înregistrează "diferența față de deviz" ca pe o categorie proprie de cheltuială sau venit; înregistrează costurile reale (materiale, manoperă, subcontractare) pe măsură ce se consumă, și veniturile pe măsură ce lucrarea se facturează/recunoaște, potrivit politicii contabile a firmei.
Principiul contabil care guvernează situația
Reglementările contabile (OMFP nr. 1802/2014) stabilesc, la principiul prudenței (pct. 51), regula de bază pentru recunoașterea rezultatelor și, la pct. 52, o completare directă relevantă: "În afara sumelor recunoscute în conformitate cu pct. 51 alin. (1) lit. b), trebuie recunoscute toate datoriile previzibile și pierderile potențiale care au apărut în cursul exercițiului financiar respectiv sau în cursul unui exercițiu precedent, chiar dacă acestea devin evidente numai între data bilanțului și data întocmirii acestuia."
Practic: dacă pe parcursul execuției unei lucrări constați că depășirea de costuri față de deviz va genera o pierdere (costurile reale depășesc prețul convenit cu clientul, fără posibilitate de recuperare), trebuie să recunoști acea pierdere probabilă imediat ce devine cunoscută — nu aștepți finalizarea lucrării sau închiderea exercițiului financiar pentru a o reflecta.
Ce faci concret, pe parcursul lucrării
- Înregistrezi costurile reale pe măsură ce apar (materiale, manoperă, subcontractori), în contul de producție în curs de execuție sau direct pe cheltuieli, potrivit metodei de recunoaștere a veniturilor din contracte alese de firmă (la finalizare sau pe stadii de execuție/grad de avansare).
- Compari periodic costurile acumulate cu bugetul din deviz — nu ca operațiune contabilă propriu-zisă, ci ca instrument de control managerial.
- Dacă apare o depășire semnificativă, care indică o pierdere probabilă la finalizarea lucrării (costurile totale estimate vor depăși prețul contractat), constitui un provizion pentru pierderea estimată, potrivit principiului prudenței — nu aștepți să se materializeze integral pierderea pentru a o recunoaște.
- La finalizarea lucrării, rezultatul real (venit facturat minus costuri reale totale) e cel care intră în calculul rezultatului fiscal — nu diferența față de deviz, care rămâne un instrument informativ, de analiză internă.
Diferența e "de gestiune", nu de contabilitate financiară
Analiza detaliată a abaterilor deviz-cost real (pe capitole de cheltuială: manoperă, materiale, utilaje) e utilă pentru controlul intern al costurilor și pentru negocierea viitoarelor devize — dar nu generează o înregistrare contabilă separată. Ea trăiește, de regulă, în contabilitatea de gestiune/analitică a firmei, nu în contabilitatea financiară raportată prin situațiile financiare.
Practic
- Nu încerca să "corectezi" costurile reale pentru a se potrivi cu devizul — costurile se înregistrează la valoarea lor efectivă, cu documente justificative.
- Dacă o lucrare acumulează pierderi vizibile înainte de finalizare, tratează problema din perspectiva principiului prudenței (recunoașterea pierderii probabile), nu doar ca pe o discuție comercială cu clientul.
- Documentează abaterile relevante (comenzi suplimentare de materiale, ore de manoperă peste estimare) — utile atât pentru gestiune internă, cât și ca probă, dacă apare un diferend contractual cu clientul privind depășirea devizului.