Cum se contabilizează o comandă online expediată într-o lună și livrată în luna următoare?
Contabilitatea românească se ghidează, pentru recunoașterea veniturilor și cheltuielilor, de principiul contabilității de angajamente: operațiunile se înregistrează atunci când se produc efectiv, nu atunci când se încasează sau se plătește contravaloarea lor.
Temeiul legal
„53. - (1) Principiul contabilității de angajamente. Efectele tranzacțiilor și ale altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacțiile și evenimentele se produc (și nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit) și sunt înregistrate în contabilitate și raportate în situațiile financiare ale perioadelor aferente. (2) Trebuie să se țină cont de veniturile și cheltuielile aferente exercițiului financiar, indiferent de data încasării veniturilor sau data plății cheltuielilor. Astfel, se vor evidenția în conturile de venituri și creanțele pentru care nu a fost întocmită încă factura (contul 418 «Clienți - facturi de întocmit») [...]. În toate cazurile, înregistrarea în aceste conturi se efectuează pe baza documentelor care atestă livrarea bunurilor, respectiv prestarea serviciilor (de exemplu, avize de însoțire a mărfii, situații de lucrări etc.)." — OMFP nr. 1.802/2014, Reglementări contabile, Secțiunea 2.4, pct. 53 (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Aplicat la o comandă online expediată la finalul unei luni și livrată efectiv clientului în luna următoare, principiul de mai sus dă reperul de bază: venitul se recunoaște atunci când operațiunea economică se produce — adică atunci când bunul iese efectiv din patrimoniul vânzătorului și controlul asupra lui trece la cumpărător —, nu la data încasării, și se documentează cu actul care atestă livrarea (aviz de însoțire, factură etc.).
Ce rezultă de aici, cu grijă la limitele acestui principiu general:
- Dacă marfa a fost expediată, dar transferul efectiv de proprietate/control depinde de condițiile de livrare stabilite prin contract (de exemplu clauza contractuală privind momentul la care riscurile trec la client), data exactă de recunoaștere a venitului trebuie stabilită în funcție de acele condiții, nu automat la data expedierii.
- Documentul justificativ — avizul de însoțire a mărfii, emis la expediere, sau factura, emisă la livrare — susține, prin data lui, momentul înregistrării în contabilitate.
- Principiul contabilității de angajamente cere ca veniturile să fie recunoscute „aferent exercițiului financiar" în care se produce operațiunea — relevant mai ales atunci când expedierea și livrarea cad în două luni diferite, dar mai ales atunci când cad în doi ani fiscali diferiți.
Textul general al pct. 53 stabilește principiul, dar nu tranșează explicit dacă momentul de referință este expedierea sau livrarea efectivă pentru o comandă online concretă — acesta depinde de clauzele contractuale de vânzare (Incoterms sau echivalent, condiții generale de vânzare) care stabilesc când trec riscurile și beneficiile bunului către cumpărător. Această verificare punctuală, per contract, nu a putut fi tranșată generic din sursele consultate pentru acest ghid.
Ce se greșește în practică
- Se recunoaște venitul automat la data expedierii, indiferent de condițiile contractuale privind transferul de proprietate/risc — principiul de angajamente cere ca recunoașterea să urmeze momentul real al operațiunii, nu doar data la care marfa a părăsit depozitul.
- Se așteaptă încasarea efectivă a banilor (de exemplu confirmarea de plată online) pentru a înregistra venitul — contrar principiului de angajamente, care exclude explicit criteriul încasării.
- Se lasă comanda nefacturată/neînregistrată în perioada de raportare în care a avut loc livrarea, doar pentru că documentul de livrare a fost emis în luna anterioară — pct. 53 alin. (2) cere evidențierea veniturilor și creanțelor aferente exercițiului chiar și înainte de întocmirea facturii, prin contul 418.
Ce face iConta.eu
iConta.eu oferă contabilitate generală pentru facturare și evidența veniturilor, pe baza documentelor introduse (facturi, avize de însoțire). Stabilirea momentului exact de recunoaștere a venitului pentru o comandă cu expediere și livrare în luni diferite rămâne, la data acestui ghid, o decizie a contabilului, bazată pe condițiile contractuale concrete ale vânzării.