Cum se contabilizează migrarea datelor într-un proiect software?
Migrarea datelor dintr-un sistem vechi într-un program nou (ERP, CRM, aplicație proprie) nu are o regulă contabilă dedicată. Se aplică criteriile generale pentru costul imobilizărilor necorporale. Întrebarea practică este dacă un cost ajută software-ul să ajungă în starea de funcționare dorită de conducere sau dacă ține de administrarea curentă a datelor firmei. Primele se pot capitaliza, celelalte merg pe cheltuieli.
Ce spun reglementările
Pentru un software cumpărat, OMFP 1802/2014, pct. 158, include în cost prețul de achiziție și „orice cost direct atribuibil pregătirii activului pentru utilizarea prevăzută”. Exemplele date sunt cheltuielile cu personalul și onorariile legate de aducerea activului la starea de funcționare și „costurile de testare a activului privind funcționarea sa în mod corespunzător”. Pct. 159 exclude costurile administrative și de regie, precum și instruirea personalului.
Pentru un software dezvoltat intern, pct. 170 alin. (2) include costurile direct atribuibile, necesare pentru crearea și pregătirea activului, iar alin. (3) exclude regia și instruirea. Costurile se capitalizează doar din faza de dezvoltare, când sunt îndeplinite criteriile de la pct. 167.
Există și o limită în timp. Pct. 160 arată că recunoașterea costurilor în activ încetează când activul „se află în starea necesară pentru a putea funcționa în maniera intenționată de conducere”. Pct. 172 interzice recunoașterea ulterioară în activ a costurilor trecute deja pe cheltuieli.
Cum împărțiți costurile de migrare
Pot intra în costul software-ului, înainte de punerea în funcțiune:
- dezvoltarea scripturilor, conectorilor și rutinelor de conversie care fac parte din soluție;
- încărcarea de test și verificarea că sistemul funcționează corect cu datele încărcate (costuri de testare, pct. 158 alin. (2) lit. c));
- onorariile implementatorului pentru aceste activități, dacă sunt facturate distinct.
Merg pe cheltuieli:
- curățarea, corectarea și completarea datelor istorice din sistemul vechi, care țin de administrarea datelor firmei, nu de software;
- reintroducerea manuală a documentelor vechi și reconcilierile contabile dintre sisteme;
- instruirea utilizatorilor (pct. 159 lit. b), pct. 170 alin. (3) lit. c));
- orice migrare făcută după punerea în funcțiune (pct. 160).
Dacă nu puteți separa credibil costurile, OMFP 1802/2014, pct. 164 alin. (2), cere ca, în caz de îndoială, costurile unui proiect intern să fie tratate ca fiind din faza de cercetare, adică pe cheltuieli.
Înregistrări
- Partea capitalizabilă facturată de terți: 208 = 404, plus TVA.
- Munca proprie capitalizabilă: întâi cheltuieli după natură (salarii, servicii), apoi 208 = 721 „Venituri din producția de imobilizări necorporale”.
- Partea necapitalizabilă: 628 = 401 sau cheltuielile salariale ale echipei, direct pe cheltuieli.
Fiscal
Partea capitalizată în software se amortizează fiscal liniar sau degresiv pe 3 ani (Codul fiscal art. 28 alin. (9), pentru programele informatice achiziționate sau produse). Partea trecută pe cheltuieli este deductibilă în perioada în care se înregistrează (art. 25 alin. (1)).
Exemplu
Implementatorul unui ERP facturează separat: licență și configurare 120.000 lei, dezvoltarea conectorilor de migrare 18.000 lei, curățarea bazei de clienți veche 9.000 lei, instruire 6.000 lei.
- Capitalizat în 208: 120.000 + 18.000 = 138.000 lei
- Pe cheltuieli (628): 9.000 + 6.000 = 15.000 lei
De reținut
- Nu există o regulă specială pentru migrare. Se aplică criteriile costului imobilizării necorporale (OMFP 1802/2014, pct. 158-160, 170).
- Conversia și testarea necesare funcționării se pot capitaliza până la punerea în funcțiune.
- Curățarea datelor vechi, reintroducerea, reconcilierile și instruirea sunt cheltuieli.
- Ce ați trecut pe cheltuieli nu se mai capitalizează ulterior (pct. 172).