Cum se contabilizează achiziția unei baze de date pentru un proiect software?
O bază de date cumpărată (nomenclatoare, date geografice, seturi de date pentru antrenare, liste de produse) poate fi imobilizare necorporală sau cheltuială. Decizia depinde de ce drepturi obține firma și cât timp. Plata unică pentru dreptul de a folosi datele mai mulți ani indică o imobilizare. Abonamentul lunar la un serviciu de date indică o cheltuială.
Criteriile de recunoaștere
OMFP 1802/2014 definește imobilizarea necorporală drept „un activ nemonetar identificabil fără formă fizică” (pct. 144 alin. (1)). O bază de date cumpărată este imobilizare dacă îndeplinește trei condiții:
- este identificabilă: este separabilă sau decurge din drepturi contractuale (pct. 150). Un contract de cesiune sau de licență a bazei de date îndeplinește condiția;
- firma o controlează: poate obține beneficii din ea și poate restricționa accesul altora (pct. 151). O copie livrată, pe care firma o poate folosi în produsele sale pe durata licenței, este controlată. Un simplu acces la interfața furnizorului, care poate fi retras oricând, de regulă nu este;
- generează beneficii economice viitoare, pe mai multe perioade (pct. 152).
Dacă o condiție nu este îndeplinită, pct. 144 alin. (2) prevede că costul „este recunoscut drept cheltuială în momentul în care este suportat”.
Costul de intrare
Pct. 158 include în cost prețul de achiziție și costurile direct atribuibile pregătirii activului pentru utilizare: onorarii profesionale, costuri de testare, cheltuieli de personal pentru aducerea în stare de funcționare. Pct. 159 exclude costurile administrative și de regie, precum și instruirea personalului. Recunoașterea costurilor în activ încetează când baza de date este gata de folosire (pct. 160).
Unde se înregistrează
- Bază de date folosită direct în activitate: 208 = 404, iar TVA 4426 = 404 sau taxare inversă 4426 = 4427, dacă furnizorul nu este stabilit în România (Codul fiscal art. 307 alin. (2)). Contul 208 cuprinde programele informatice „precum și a altor imobilizări necorporale”.
- Bază de date cumpărată pentru a fi încorporată într-un produs software dezvoltat intern: costul ei este cost direct atribuibil al produsului. Pct. 170 alin. (2) lit. a) include în cost „cheltuielile cu materialele și serviciile utilizate sau consumate pentru generarea imobilizării necorporale”. Se capitalizează împreună cu produsul, în faza de dezvoltare.
- Acces pe abonament: 628 = 401 sau 612 = 401, lunar. Abonamentul plătit în avans trece prin 471.
Amortizarea fiscală
Codul fiscal art. 28 alin. (9) prevede că pentru licențe și „alte imobilizări necorporale recunoscute din punct de vedere contabil” cheltuielile se recuperează prin amortizare liniară „pe perioada contractului sau pe durata de utilizare, după caz”. Regula de 3 ani din același alineat privește programele informatice. O bază de date cumpărată separat nu este program informatic, deci se amortizează pe durata licenței sau, dacă licența este perpetuă, pe durata estimată de utilizare.
Exemplu
O firmă cumpără de la un furnizor din UE o bază de date de adrese, cu licență pe 4 ani, la 48.000 lei, pentru aplicația sa de livrări. Integrarea tehnică făcută de un consultant costă 6.000 lei.
- 208 = 404: 54.000 lei; 4426 = 4427: 11.340 lei (taxare inversă, 21%)
- Amortizare lunară liniară pe 48 de luni: 6811 = 2808, 1.125 lei
Instruirea echipei de vânzări pentru folosirea datelor se înregistrează direct pe cheltuieli (pct. 159).
De reținut
- Bază de date controlată, licențiată pe mai multe perioade: 208, amortizare liniară pe durata contractului (Codul fiscal art. 28 alin. (9)).
- Acces pe abonament sau necontrolat: cheltuială (OMFP 1802/2014, pct. 144 alin. (2)).
- Pentru un produs software dezvoltat intern, baza de date intră în costul produsului (pct. 170 alin. (2) lit. a)).
- Instruirea și regia nu intră în cost (pct. 159).