Cum se contabilizează dezvoltarea unui program software propriu?
O firmă care își dezvoltă intern un program software — pentru uz propriu sau pentru vânzare — se lovește de o distincție contabilă esențială: nu toate costurile de dezvoltare devin automat o imobilizare necorporală capitalizată. Reglementările contabile separă faza de cercetare (întotdeauna cheltuială curentă) de faza de dezvoltare (capitalizabilă, dar numai dacă sunt îndeplinite anumite condiții stricte, cumulativ).
Temeiul legal
„O imobilizare necorporală provenită din dezvoltare (sau din faza de dezvoltare a unui proiect intern) trebuie recunoscută dacă, și numai dacă, o entitate poate demonstra toate elementele de mai jos: a) fezabilitatea tehnică necesară finalizării imobilizării necorporale, astfel încât aceasta să fie disponibilă pentru utilizare sau vânzare; b) intenția sa de a finaliza imobilizarea necorporală și de a o utiliza sau de a o vinde; c) capacitatea sa de a utiliza sau de a vinde imobilizarea necorporală; d) modul în care imobilizarea necorporală va genera beneficii economice viitoare probabile [...]; e) disponibilitatea unor resurse tehnice, financiare și de altă natură, adecvate pentru finalizarea dezvoltării imobilizării necorporale și pentru utilizarea sau vânzarea acesteia; f) capacitatea sa de a evalua fiabil costurile atribuibile imobilizării necorporale în cursul dezvoltării sale." — OMFP 1.802/2014, Reglementările contabile, pct. 167 alin. (1) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
„(1) Costul unei imobilizări necorporale generate intern este suma costurilor suportate de la data la care imobilizarea necorporală a îndeplinit pentru prima oară criteriile de recunoaștere ca imobilizări necorporale. (2) [...] Exemple de costuri direct atribuibile sunt: a) cheltuielile cu materialele și serviciile utilizate sau consumate pentru generarea imobilizării necorporale; b) cheltuielile cu personalul provenite din generarea imobilizării necorporale; c) taxele de înregistrare a unui drept legal; [...]. (3) Următoarele elemente nu sunt componente ale costului unei imobilizări necorporale generate intern: a) costurile aferente vânzării, cele administrative și alte costuri generale de regie [...]; b) ineficiențele identificate și pierderile inițiale din exploatare suportate înainte ca imobilizarea să atingă performanța planificată; și c) costurile cu instruirea personalului pentru a utiliza activul." — OMFP 1.802/2014, Reglementările contabile, pct. 170 alin. (1)-(3) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Practic, tratamentul contabil al unui software dezvoltat intern urmează acest fir:
- Cheltuielile din faza de cercetare (studiul inițial, evaluarea alternativelor tehnice, fără certitudine privind fezabilitatea) se trec direct pe cheltuieli curente, nu se capitalizează niciodată.
- Cheltuielile din faza de dezvoltare pot fi capitalizate ca imobilizare necorporală (cont 203 „Cheltuieli de dezvoltare") numai dacă entitatea poate demonstra, cumulativ, toate cele șase condiții de la pct. 167 — fezabilitate tehnică, intenție și capacitate de finalizare, generare probabilă de beneficii economice, resurse disponibile și posibilitatea de a evalua fiabil costurile.
- Costul capitalizat pornește abia de la data la care aceste criterii au fost îndeplinite pentru prima dată — costurile suportate înainte de acest moment rămân cheltuială a perioadei, nu se recapitalizează retroactiv.
- Costurile administrative generale, ineficiențele din perioada de rodaj și costurile de instruire a utilizatorilor NU intră niciodată în costul imobilizării, chiar dacă sunt suportate în timpul dezvoltării.
- Dacă entitatea nu poate face distincția clară între faza de cercetare și cea de dezvoltare a unui proiect, toate costurile se tratează, implicit, ca fiind din faza de cercetare — deci cheltuială curentă.
Ce se greșește în practică
- Se capitalizează toate costurile de la începutul proiectului software, inclusiv faza de cercetare/explorare, fără să se identifice momentul exact din care sunt îndeplinite criteriile de recunoaștere.
- Se includ în costul imobilizării cheltuieli administrative generale sau costuri de instruire a angajaților care vor folosi softwareul — expres excluse de pct. 170 alin. (3).
- Se capitalizează un proiect software fără documentație care să susțină, la nevoie, îndeplinirea cumulativă a celor șase condiții de la pct. 167 — ceea ce lasă capitalizarea vulnerabilă la reîncadrare drept cheltuială curentă într-un control.
- Se presupune că orice cost cu salariile programatorilor implicați în proiect e automat capitalizabil, fără a separa timpul petrecut efectiv pe activități de dezvoltare de cel petrecut pe mentenanța altor sisteme sau pe activități administrative.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu nu are o funcție dedicată care să ajute la separarea automată a costurilor de cercetare de cele de dezvoltare pentru un proiect software intern, și nici un flux specific pentru capitalizarea progresivă a cheltuielilor de dezvoltare pe contul 203. Introducerea unei astfel de imobilizări necorporale, la valoarea costurilor considerate capitalizabile de contabil, se face manual, ca pentru orice altă imobilizare necorporală.