Cum se contabilizează costurile cu certificările tehnice ale angajaților IT?
Costul unei certificări tehnice pentru un angajat IT (cursul de pregătire, taxa de examen, voucherul de examinare) este o cheltuială cu pregătirea personalului. Se înregistrează în contul 615 „Cheltuieli cu pregătirea personalului”. Nu se capitalizează și nu se trece pe statul de salarii ca avantaj, dacă pregătirea ține de activitatea angajatului la firmă.
Contul folosit
Planul de conturi din OMFP 1802/2014 are, în grupa 61, contul 615 „Cheltuieli cu pregătirea personalului”. În debitul lui se înregistrează sumele reprezentând cheltuielile cu pregătirea personalului, în corespondență cu 401 „Furnizori”.
Înregistrarea tipică pentru o factură internă de la un centru de instruire, cu TVA:
- 615 = 401: valoarea fără TVA;
- 4426 = 401: TVA deductibilă, dacă firma e plătitoare de TVA și cheltuiala e făcută pentru operațiuni taxabile.
Mulți furnizori de examene de certificare sunt din străinătate. La un serviciu cumpărat de la un prestator nestabilit în România, cu locul prestării în România conform Codului fiscal art. 278 alin. (2), TVA-ul îl datorează beneficiarul, prin taxare inversă (art. 307 alin. (2)): 4426 = 4427 pentru aceeași bază.
Impozit și contribuții pentru angajat
Plata unei certificări pentru un salariat nu înseamnă automat că salariatul a primit un avantaj impozabil. Codul fiscal art. 76 alin. (4) lit. p) exclude din veniturile salariale impozabile cheltuielile făcute de angajator pentru pregătirea profesională și perfecționarea angajaților, dacă pregătirea e legată de activitatea desfășurată de aceștia pentru angajator. Aceeași categorie nu intră nici în baza lunară a contribuției de asigurări sociale (art. 142 lit. n)).
Practic, certificarea unui programator pe tehnologia cu care lucrează nu apare pe statul de plată. Un curs fără legătură cu postul, de exemplu unul de hobby plătit la cererea salariatului, nu intră în această excepție și trebuie analizat ca avantaj.
Deductibilitate
Pentru impozitul pe profit, cheltuiala urmează regula generală a Codului fiscal art. 25 alin. (1): e deductibilă dacă e făcută în scopul desfășurării activității economice. Legătura cu activitatea e ușor de documentat pentru o firmă IT care își certifică echipa pe tehnologiile folosite în proiecte.
Exemplu
O firmă de software plătitoare de TVA plătește în octombrie 2026:
- un curs de pregătire de la un furnizor român: 4.000 lei + TVA 21% (840 lei): 615 = 401 cu 4.000 lei, 4426 = 401 cu 840 lei;
- voucherul de examen de la un furnizor din afara României: echivalentul a 1.500 lei: 615 = 401 cu 1.500 lei și taxare inversă 4426 = 4427 cu 315 lei.
Pe statul de plată al angajatului nu apare nimic legat de aceste sume.
Dosarul justificativ
- factura și dovada plății;
- o decizie sau aprobare internă care leagă certificarea de postul angajatului ori de un proiect;
- dovada participării: diplomă, certificat, confirmarea examenului.
De reținut
- Certificările și cursurile pentru angajați se înregistrează în contul 615 (OMFP 1802/2014).
- Pregătirea legată de activitatea angajatului nu e venit salarial impozabil (Codul fiscal art. 76 alin. (4) lit. p)) și nu intră în baza CAS (art. 142 lit. n)).
- La furnizori din străinătate, verifică taxarea inversă (art. 307 alin. (2)).