Cum se contabilizează echipamentele trimise angajaților care lucrează remote?
Laptopul, monitorul sau scaunul trimis unui angajat care lucrează de acasă nu schimbă proprietarul. Rămâne activul firmei, doar că este folosit în alt loc. Contabilizarea urmează regulile obișnuite pentru mijloace fixe și obiecte de inventar. Diferența practică este evidența: trebuie să știi în orice moment ce bun se află la care angajat și la ce adresă.
Mijloc fix sau obiect de inventar
Pentru încadrarea fiscală, Codul fiscal art. 28 alin. (2) definește mijlocul fix amortizabil ca imobilizarea corporală folosită în activitate, cu durată normală de utilizare de peste un an și cu o valoare fiscală de intrare de cel puțin 5.000 lei (lit. b), în forma modificată prin OUG 8/2026 și aplicabilă din anul fiscal 2026).
- Peste prag: bunul se înregistrează ca imobilizare corporală, de exemplu în contul 214 „Mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecție a valorilor umane și materiale și alte active corporale” sau 2131 „Echipamente tehnologice”, după natură, și se amortizează.
- Sub prag: bunul se înregistrează ca obiect de inventar în contul 303 „Materiale de natura obiectelor de inventar”. La darea în folosință se trece pe cheltuieli, prin contul 603 (OMFP 1802/2014, funcțiunea contului 303).
Evidența în afara bilanțului: contul 8035
Obiectele de inventar trecute pe cheltuieli nu dispar din gestiune. OMFP 1802/2014 prevede contul 8035 „Stocuri de natura obiectelor de inventar date în folosință”: se debitează cu valoarea bunurilor date în folosință și se creditează când acestea sunt scoase din folosință. Pentru echipamentele trimise acasă, ține evidența analitică a contului 8035 pe salariat.
Monografie
Firma cumpără pentru un angajat remote un laptop de 6.500 lei și un monitor de 1.200 lei, ambele fără TVA.
| Operațiune | Înregistrare |
|---|---|
| Laptop, peste pragul de 5.000 lei | 214 = 404 (6.500 lei), apoi amortizare lunară 6811 = 2814 |
| Monitor, sub prag | 303 = 401 (1.200 lei) |
| Predarea monitorului către angajat | 603 = 303 (1.200 lei) și, în afara bilanțului, debit 8035 (1.200 lei) |
| Returnarea sau casarea monitorului | credit 8035 (1.200 lei) |
Durata de amortizare a laptopului se stabilește după catalogul duratelor normale de funcționare aprobat prin HG 2139/2004.
De ce contează documentele predării
Codul fiscal art. 76 alin. (3) lit. a) consideră avantaj de natură salarială utilizarea oricărui bun din patrimoniul afacerii în scop personal. Lit. b) include bunurile oferite gratuit. Un echipament predat pentru activitate, care rămâne al firmei și se returnează la încetarea contractului, nu este un astfel de avantaj. Dacă însă îl lași definitiv salariatului, fără plată, operațiunea intră în sfera avantajelor și se tratează ca atare.
La impozitul pe profit, Codul fiscal art. 25 alin. (2^1) prevede expres că cheltuielile suportate de angajator pentru activitatea în regim de telemuncă sunt deductibile.
Pași practici pentru contabil
- Întocmește un proces-verbal de predare-primire pentru fiecare bun trimis, cu seria, valoarea, adresa și mențiunea că bunul rămâne proprietatea firmei.
- Ține evidența analitică pe salariat: contul 214 sau 2131, plus 8035 pentru obiectele de inventar.
- Include bunurile aflate la angajați în inventarierea anuală, pe baza confirmărilor scrise ale acestora.
- La încetarea contractului, recuperează bunurile cu proces-verbal. Dacă firma renunță la ele în favoarea salariatului, tratează valoarea ca avantaj.
De reținut
- Echipamentele trimise acasă rămân active ale firmei.
- Pragul fiscal pentru mijloc fix este de 5.000 lei (Codul fiscal art. 28 alin. (2) lit. b)).
- Obiectele de inventar trecute pe cheltuieli rămân urmărite în contul 8035.
- Documentează predarea, ca bunul să nu fie tratat ca avantaj în natură.