Cum se contabilizează operațiunile din perioada de suspendare
O firmă aflată în inactivitate temporară nu iese din sfera Legii contabilității — obligația de a înregistra corect ce se întâmplă efectiv rămâne, chiar dacă, în mod ideal, într-o suspendare corectă nu ar trebui să existe operațiuni economice curente.
Temeiul legal
Legea nr. 82/1991 (Legea contabilității), art. 6 alin. (1) (obligația de a consemna orice operațiune economico-financiară în momentul efectuării ei, pe baza documentului justificativ).
Principiul de la art. 6 alin. (1) este general și se aplică indiferent de starea firmei: orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei, într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate. Nu există o regulă specială care „oprește" contabilitatea pe perioada de suspendare — regula se aplică invers: dacă nu au loc operațiuni, nu există ce să se înregistreze; dacă totuși au loc (de exemplu, comisioane bancare, dobânzi la conturi existente, amortizarea unor mijloace fixe deja înregistrate, plata unor obligații restante din perioada anterioară), acestea se contabilizează normal, la data la care s-au produs.
O firmă corect suspendată ar trebui să aibă, practic, un volum minim de operațiuni de înregistrat: activitatea comercială curentă (vânzări, achiziții, prestări de servicii) încetează, dar elementele patrimoniale existente (conturi bancare, mijloace fixe, datorii/creanțe restante) continuă să existe și, dacă generează mișcări, acestea trebuie reflectate.
Ce se greșește în practică
- Se consideră, greșit, că perioada de suspendare este „scutită" integral de orice înregistrare contabilă, inclusiv de operațiunile care totuși au loc (comisioane bancare, dobânzi, amortizări).
- Se omite înregistrarea unor operațiuni reale din perioada de suspendare pe motiv că „firma e suspendată", riscând o evidență contabilă incompletă la momentul reactivării.
- Se confundă scutirea de depunere a declarațiilor fiscale (care privește declarațiile, nu evidența contabilă internă) cu o presupusă scutire de la ținerea contabilității — cele două obligații sunt distincte.
- Nu se documentează corespunzător (cu documente justificative) puținele operațiuni care totuși survin, ceea ce complică reconstituirea situației la reluarea activității.
Ce face iConta.eu
iConta nu are un mecanism dedicat de suspendare a activității unei firme client și, în consecință, nici un „mod de suspendare" care să oprească sau să restricționeze înregistrările contabile. Aplicația rămâne disponibilă exact ca în orice altă perioadă pentru înregistrarea operațiunilor care chiar au loc — nu există niciun buton sau flux special pentru firmele aflate în inactivitate temporară, iar utilizatorul rămâne responsabil să înregistreze doar ce se întâmplă efectiv, conform principiului legal de mai sus.
De reținut: mecanismul din iConta numit „suspendare cabinet" nu are legătură cu acest subiect — este o măsură administrativă a furnizorului platformei asupra abonamentului unui cabinet de contabilitate, nu o funcție de gestionare a inactivității unei firme client.