Cum se contabilizează transportul muncitorilor la șantier?
Tratamentul depinde de cine face transportul. Dacă firma plătește un transportator, cheltuiala merge în contul 624. Dacă folosește vehicule proprii, costurile se înregistrează pe natura lor (combustibil, reparații, amortizare), iar întrebarea importantă devine deductibilitatea TVA și a cheltuielilor. Pentru muncitori, transportul nu e venit impozabil dacă e prevăzut în contractul de muncă sau în regulamentul intern.
Pentru salariați: neimpozabil, cu o condiție
Codul fiscal art. 76 alin. (4) lit. a) include printre veniturile neimpozabile „contravaloarea transportului la și de la locul de muncă al salariatului”, acordată de angajator, „astfel cum este prevăzut în contractul de muncă sau în regulamentul intern”. Aceeași sumă nu intră nici în baza lunară a contribuțiilor de asigurări sociale (art. 142 lit. b)).
Practic: trece transportul la șantier în regulamentul intern sau în contractele de muncă. Fără această mențiune, regimul de neimpozitare nu se aplică.
Varianta 1: transport cumpărat de la un terț
Contul 624 „Cheltuieli cu transportul de bunuri și personal” ține evidența transportului de personal „executat de terți” (OMFP 1802/2014, funcțiunea contului 624).
- 624 = 401 cu valoarea fără TVA;
- 4426 = 401 cu TVA-ul facturat.
Cheltuiala e efectuată în scopul activității și se deduce la calculul impozitului pe profit, pe baza facturii și a contractului.
Varianta 2: vehiculele firmei
Costurile se înregistrează pe natura lor: combustibil (6022 „Cheltuieli privind combustibilii”), reparații, asigurări, amortizarea vehiculului.
Microbuz cu peste 9 locuri. Normele definesc vehiculul supus limitării ca având cel mult 3.500 kg și cel mult 9 scaune, inclusiv șoferul (HG 1/2016, pct. 68 alin. (1)). Un microbuz mai mare iese din această definiție, deci limitarea de 50% nu i se aplică. TVA se deduce după regulile generale.
Autoturism sau vehicul de până la 9 locuri. Aici contează HG 1/2016, pct. 68 alin. (3). Vehiculul folosit pentru transportul angajaților la și de la locul de muncă este considerat folosit în scopul activității „atunci când există dificultăți evidente în folosirea altor mijloace de transport adecvate”, de exemplu lipsa transportului în comun sau un orar nepotrivit cu programul de lucru. Altfel, transportul este uz personal (pct. 68 alin. (4)) și se aplică limitarea de 50% atât la TVA (art. 298), cât și la cheltuieli (Codul fiscal art. 25 alin. (3) lit. l)). Normele pentru impozitul pe profit trimit la aceleași reguli (HG 1/2016, pct. 16 alin. (1)).
Pentru deducere integrală ai nevoie de foaia de parcurs, cu categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii și consumul normat (HG 1/2016, pct. 16 alin. (2)).
Exemplu
O firmă de construcții lucrează pe un șantier la 25 km de oraș, fără transport în comun la ora 7:00. Duce echipa cu un autoturism de 7 locuri și plătește 1.000 lei plus TVA 210 lei pentru motorină într-o lună.
- Condiția de la pct. 68 alin. (3) este îndeplinită, iar foile de parcurs arată traseul zilnic spre șantier: 6022 = 401 1.000 lei și 4426 = 401 210 lei, integral deductibile.
- Dacă autoturismul e folosit și în scop personal: se deduce 50% din TVA (105 lei). Restul de 105 lei nu se deduce și rămâne cost al firmei. Cheltuiala e deductibilă 50% la impozitul pe profit.
Checklist
- Transportul la șantier trebuie să fie prevăzut în regulamentul intern sau în contracte.
- Documentează lipsa sau neadecvarea transportului în comun.
- Întocmește foi de parcurs pentru vehiculele de până la 9 locuri.
- Nu include transportul în venitul salarial.
De reținut
- Transport de la terți: 624 = 401, cu TVA deductibilă.
- Pentru salariați nu e venit impozabil și nu intră în baza CAS, dacă e prevăzut în contract sau regulament.
- Autoturisme de până la 9 locuri: deducere integrală doar în condițiile pct. 68 alin. (3), cu foaie de parcurs.
- Microbuzele cu peste 9 locuri nu intră sub limitarea de 50%.