Datele din programul de contabilitate: cât timp trebuie păstrate în format electronic?
Datele înregistrate în contabilitate printr-un program informatic se păstrează pe suporturi tehnice 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Pentru exercițiul 2025, termenul începe la 1 iulie 2026 și se încheie la 1 iulie 2031.
Obligația nu se oprește la păstrare. Firma trebuie să asigure accesul autorităților fiscale la aceste date. Contează mai ales când firma schimbă programul de contabilitate sau cabinetul: datele din vechiul sistem trebuie să rămână accesibile până la capătul celor 5 ani.
Temeiul legal
„Articolul 23 (1) Persoanele prevăzute la art. 1 care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite." — Legea contabilității (Legea 82/1991), art. 23 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
„(2) Persoanele prevăzute la alin. (1) au obligația să asigure autorităților fiscale accesul la datele păstrate pe suporturi tehnice." — Legea contabilității (Legea 82/1991), art. 23 alin. (2) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
„Articolul 25 Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii." — Legea contabilității (Legea 82/1991), art. 25 (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Ce înseamnă concret:
- Ce se păstrează: datele prelucrate în program, adică notele, conturile, soldurile și istoricul care le leagă. Nu ajunge să se păstreze doar câteva rapoarte tipărite.
- Cât: 5 ani, de la 1 iulie a anului următor exercițiului. Aceeași regulă se aplică registrelor obligatorii și documentelor justificative, inclusiv statelor de salarii (art. 25).
- Excepție de durată: situațiile financiare anuale, consolidate și interimare se păstrează 10 ani (art. 35 alin. (3)).
- Acces pentru fisc: datele trebuie să poată fi puse la dispoziția autorităților fiscale (art. 23 alin. (2)). Un fișier de backup pe care nimeni nu-l mai poate deschide nu asigură acest acces.
- Control: legea cere și controlul datelor, nu doar stocarea lor. Datele păstrate trebuie să fie complete și coerente.
- Sancțiunea legată de arhivare: art. 41 pct. 2 lit. c) încadrează ca contravenție nerespectarea regulilor privind păstrarea și arhivarea documentelor justificative și contabile, cu amendă de 2.000–20.000 lei (art. 42 alin. (1) lit. c)). Dacă textul acoperă direct și datele de pe suporturi tehnice din art. 23 e o chestiune de interpretare. Riscul practic rămâne același: date care nu pot fi prezentate.
SC Exemplu SRL a ținut contabilitatea pe 2023, 2024 și 2025 într-un program pe care îl abandonează în martie 2026.
| Exercițiu | Termenul curge de la | Datele se păstrează până la |
|---|---|---|
| 2023 | 1 iulie 2024 | 1 iulie 2029 |
| 2024 | 1 iulie 2025 | 1 iulie 2030 |
| 2025 | 1 iulie 2026 | 1 iulie 2031 |
Înainte de renunțarea la vechiul program, firma exportă datele într-un format pe care îl poate citi și peste ani: balanțe, fișe de cont, registrul-jurnal, plus exportul complet al bazei. Bilanțurile depuse se păstrează separat 10 ani.
Ce se greșește în practică
- La schimbarea programului se păstrează doar balanțele tipărite, nu și datele din care rezultă.
- Se pierde accesul la vechiul program odată cu încetarea abonamentului, iar exportul nu s-a făcut la timp.
- Termenul de 5 ani se calculează de la data documentului, nu de la 1 iulie a anului următor exercițiului.
- Backup-ul tehnic e confundat cu arhiva: copiile de siguranță se rotesc și se șterg după câteva zile sau săptămâni.
Ce face iConta.eu
Cât timp contul firmei e activ, iConta.eu păstrează notele, documentele și rapoartele introduse, balanța de verificare se poate descărca în PDF pentru orice lună, iar fișele de cont se consultă pe ecran, în Cartea mare. Administratorul cabinetului poate descărca oricând, din Setări, „Datele cabinetului (GDPR)”, o arhivă ZIP completă, cu datele în format JSON și fișierele originale. Backup-ul automat al aplicației are retenție limitată (7 zile local, 30 de zile off-site) și servește la recuperare, nu ca arhivă legală. Aplicația nu oferă o arhivă separată, garantată pentru toți cei 5 ani independent de abonament, așa că exportul periodic rămâne în sarcina cabinetului.